Agendus 11 im Alltag

Nachdem meine Softwarereihe "DateBk im Alltag" sehr viel positive Resonanz erfahren hat, möchte ich auch die Agendus-User nicht zu kurz kommen lassen und starte deshalb heute die neue Reihe "Agendus im Alltag". Es geht dabei nicht um einen direkten Vergleich zwischen Agendus und DateBk oder gar um ein Software-Battle nach dem Motto "Wer ist besser?", sondern ähnlich wie bei der DateBk-Reihe sollen die wichtigsten Funktionen und Highlights von Agendus in leicht verständlichen, praxisgerechten Anleitungen und Tipps nahegebracht werden. Es soll auf keinen Fall die alte Fehde zwischen DateBk- und Agendus-Nutzern aufgekocht werden. Wir Palm OS-Anhänger werden ja in letzter Zeit sowieso etwas stiefmütterlich behandelt, was Neuentwicklungen angeht und leider hat sogar schon die eine oder andere Softwareschmiede die Unterstützung des in die Jahre gekommene Palm OS bereits eingestellt. Wir sollten deshalb froh sein, wenn wir in bestimmten Softwarebereichen noch die Wahl haben zwischen zwei so hervorragenden Programmen. Es wäre töricht, wenn wir die Software dann auch noch gegeneinander ausspielen würden. Jedes Programm hat seine Vor- und Nachteile. Die Geschmäcker sind verschieden. Deshalb soll jeder mit der Software glücklich werden, für die er sich entschieden hat.

Da ich mich aber selbst zu wenig mit Agendus auskenne, kann ich diesmal nichts dazu beisteuern. Ich bin deshalb auf fremde Hilfe erfahrener Agendus-User angewiesen. Erfreulicherweise hat sich Martin Schwenk aus Adelsdorf bereit erklärt, die eine oder andere Folge zu schreiben. Als Autor der Folge 1 mit dem Thema "Freie Zeit finden" macht er heute den Anfang. Allerdings hofft er, dass sich noch weitere Mitstreiter bzw. Mitstreiterinnen finden werden, mit denen er sich die Arbeit teilen kann. Also, wer gerne als Autor/Autorin mithelfen möchte, der Palmwelt das Agendus zu erklären, sollte sich bitte bei mir melden. Am liebsten wäre mir ein MS Word-Dokument mit möglichst wenig Formatierungen. Die Screenshots sollten lediglich im Absatz eingebunden sein (Format - Grafik - Reg. Layout - Umbruchart - Mit Text in Zeile).

In Agendus ist es möglich, auf einfache Art und Weise freie Zeit im Terminkalender zu finden, um so bei Besprechungen, Telefonaten etc. schnell auf Terminanfragen reagieren und agieren zu können.

Im folgenden Dialogfenster stellt man nun die notwendigen Parameter für die Suche nach einem freien Zeitfenster ein. Zuerst die Dauer, dann die Wochentage, dann das Datum, ab welchem nach freier Zeit gesucht werden soll und zuletzt den Zeitrahmen innerhalb des Tages.

Unter „Erweitert“ können zusätzlich noch folgende Einschränkungen vorgenommen werden: Es kann ein Ausschlusszeitraum angegeben werden, außerdem können Alarmzeiten vor einem Termin und Zeitpunkte für Aufgaben und Anrufe (Anrufe sind in Agendus spezielle Aufgaben, die getrennt dargestellt werden) als gesperrt betrachtet werden. Leider funktionieren diese 3 Einschränkungen derzeit nicht, eine führt bei mir sogar zu einem Absturz des Treo 650.

Der blau unterlegte Tag ist der heutige Tag. Alle Tage mit einem schwarzen Dreieck bieten in Frage kommende Zeiten für unseren Termin an. Klickt man nun ein solches Dreieck an, erscheint der Zeitraum, wann ein Meeting mit der gesuchten Zeit beginnen könnte (s.o.).

Klickt man den angezeigten Zeitraum an, so öffnet sich die übliche Terminerstellungssicht von Agendus. Dort können nun alle erforderlichen Daten zu diesem Termin erfasst werden, ggf. kann der grüne Balken für die Zeitspanne des Termins auch noch hin- und hergeschoben werden.

Agendus 11 verfügt über eine ganze Reihe von Tastenkürzel, die dem Benutzer einige Zeit sparen, weil man so viele wichtige Funktionen mit einem Tastendruck erreichen kann. Gerade bei Treos sind diese daher äußerst hilfreich. Leider sind die Tastenkürzel kaum dokumentiert.

Es folgt nun eine Tabelle mit den wichtigsten Tastenkürzeln. Diese erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es muss nur die jeweilige Taste betätigt werden (und nicht etwa vorher noch die Menütaste). Nur bei Ziffern muss zuvor die Optionstaste gedrückt werden. Die Tastenkürzel stehen nicht in allen Bildschirmen von Agendus zur Verfügung, aber überall dort, wo es Sinn macht.

B	ausgewähltes Objekt (z.B. Meeting) beamen
D	ausgewähltes Objekt (z.B. Meeting) löschen
E	neue E-Mail verfassen
F	freie Zeit finden (s. Folge 1)
H	Kontakt-Historie aufrufen
I	Icon-Editor aufrufen
M	neues Meeting anlegen
N	neues Memo anlegen
O	Person, die mit Meeting/Aufgabe verknüpft ist, anrufen
Q	Visitenkarte beamen
R	Einstellungen aufrufen
S	Suchfunktion aufrufen
T	neue Aufgabe anlegen ("ToDo")
V	Vivid Agenda aufrufen (Ereignisse automatisch mit Farben und Icon versehen)
W	Hintergrundbild setzen ("Wallpaper")
Y	neuen Kontakt anlegen
Z	neuen Anruf anlegen (Anrufe sind eine besondere Aufgabenart in Agendus)
1	Tagesansicht aufrufen
2	ausgewähltes Objekt (z.B. Meeting) senden (Bluetooth/E-Mail/Messaging)
3	Monatsansicht aufrufen
5	Wochenansicht 5-Tage aufrufen
7	Wochenansicht 7-Tage aufrufen
8	nach oben (z.B. im Heute-Bildschirm)
0	nach unten (z.B. im Heute-Bildschirm)

Gerade mit dem Treo 650 finde ich es sehr angenehm, wenn man sich mit Hilfe der Kurztasten und des 5-Wege-Schalters ohne Zuhilfenahme des Stylus zumeist einhändig durch die einzelnen Programme und ihre Funktionen bewegen kann. In der heutigen Folge geht es um die Einstellung zweier Kurztasten, die von Agendus 11 belegt werden können, und das Verhalten von Agendus beim Aufruf aus dem Launcher.

die Konfiguration von Agendus auf. Innerhalb der Konfiguration ruft man nun im Menü rechts oben den Punkt

auf. Dort werden das Verhalten beim Start aus dem Launcher und die Funktion der Tasten konfiguriert. Auf dem Treo 650 sind das die Kalender- und die Nachrichten-Taste.

Wenn ich Agendus aufrufe, dann möchte ich immer mit der „Heute“-Ansicht beginnen. Dazu wählt man im Menü „Ansicht“ im Bereich „Beim Start durch den Launcher“ den Punkt „Tag“ aus. Im zweiten Schritt wählt man dann im rechten Menü den Punkt „Heute“ aus.

Nun kommt die Konfiguration der beiden Tasten, mit denen man sich schnell bestimmte Ansichten in Agendus anzeigen lassen kann. Für meine Übersicht habe ich auf der linken Taste eine Schleife durch verschiedene Ansichten in Agendus eingerichtet. Zuerst wählt man die Konfiguration für die linke Taste aus. Dann hakt man „Startet Agendus und ...“ an und wählt in der folgenden Auswahlliste den Punkt „Schleife“ aus. Dann kann die gewünschten Ansichten durch anklicken der Symbole auswählen.

Die Konfiguration der linken Taste bezieht sich beim Treo 650 auf die Kalender-Taste. Ich habe für mich eine Schleife der Ansichten „Heute“, Woche in Blockansicht, aktuelle Termine und Aufgaben der kommenden Woche als Liste und alle Aufgaben in Matrix-Ansicht eingestellt. Nach Tippen auf „Übern.“ oder „OK“ sieht diese Schleife dann so aus:

Auf die rechte Taste habe ich mir den direkten Aufruf der Kontakt-Ansicht von Agendus gelegt. Zuerst wählt man die Konfiguration für rechte Taste aus. Dann hakt man „Startet Agendus und ...“ an und wählt in der folgenden Auswahlliste den Punkt „Ansicht“ aus. Im weiteren Auswahlmenü wählt man dann „Kontakte“ aus und präzisiert in der letzten Auswahlliste noch, welche Detailansicht man sehen möchte. Nach Speichern ist die Konfiguration der rechten Taste abgeschlossen. Die rechte Taste ist beim Treo 650 die Nachrichten-Taste. Ich habe die ursprüngliche Konfiguration bewusst übergangen und den Aufruf des Mail-Programms auf die seitliche Taste unter dem Lautstärkeregler gelegt, da ich das Mail-Programm seltener brauche als die Kontakte.

Ostersonntag, 08.04.2007
Folge 4: Aufgabe in Termin umwandeln (und umgekehrt)

Wir wollen in unserem Beispiel die Aufgabe „Folge Agendus schreiben“ terminieren, um einen Bearbeitungszeitraum festzulegen. Wir wollen möglichst unkompliziert die Aufgabe in einen Termin umwandeln. Deshalb wählen wir die Drag & Drop-Methode.

Zuerst die Aufgabe markieren, dazu die Aufgabe mit dem Stift drücken und halten. (Blau hinterlegt)

Die Aufgabe anschließend mit dem Stift in das obere Terminfeld über der Trennlinie schieben, dort loslassen. Es erscheint folgender Dialog:

Den nun folgenden Dialog bestätigen. Die Aufgabe ist jetzt in einen Termin ohne Zeit und Kategorie umgewandelt. Um dem Termin Kategorie und Zeit zuzuweisen, den Termin erneut markieren und halten.

Den Menüpunkt „Bearbeiten“ wählen. (Ein automatischer Dialogaufruf wäre natürlich noch besser, Agendus halt.)

Wenn wir den Termin nicht erledigen können, lässt er sich auf gleichen Weg wieder in eine Aufgabe umwandeln.

Sonntag, 15.04.2007
Folge 5: Ansichten speichern

In dieser Folge von Agendus im Alltag möchte ich erklären, wie ihr euren Jahresurlaub auch in Agendus übersichtlich dargestellt bekommt und diesen als Ansicht speichern könnt.

Ansicht mit Hilfe der Ansichtsoptionen filtern. Termine nach Kategorie und/oder Icon filtern. Alle anderen Optionen ausblenden:

Ansicht speichern als "Urlaub". Es kann für alle Ansichten gespeichert werden oder nur für die jeweilige. In unserem Falle reicht wenn wir den Haken weglassen.

Nun kann man in der Jahresansicht "Urlaub" auswählen und bekommt dann eine übersichtliche Ansicht:

Dienstag, 01.05.2007
Folge 6: Termine( Aufgaben) per Drag&Drop auf einen anderen Tag verschieben!

Wir wollen unser Zimmer erst morgen aufräumen und möchten schnell den Termin von Dienstag auf Mittwoch verschieben.

Dazu markieren wir den Termin mit dem Stylus und halten den Stift gedrückt. Im nächsten Schritt schieben wir den Termin (Aufgabe) auf den nächsten Tag.

Sind wir auf dem gewählten Tag (Mittwoch) angekommen, lösen wir den Stift vom Display. Die unleidliche Aufgabe ist verschoben, wir sind erleichtert und haben wieder Luft;-)

Autor: Frank Jacob, Steuerberater aus Halle

	Für bestimmte Ansichten (z.B. Wochenansichten) ist es sehr sinnvoll, bestimmten Eintragungen immer die gleichen Symbole und/oder Farben zuzuweisen. Somit können sie dann schneller erkannt und zugeordnet werden. Im Normalfall werden Kategorie, Farbe und Symbol bei der Eingabe des Eintrages zugewiesen. Dies kann man sich bei Eintragungen, die immer wieder – jedoch unregelmäßig - vorgenommen werden, sparen. Die Funktion „Vivid Agenda“ weist allen Einträgen automatisch Kategorie, Farbe und Symbol zu, die ein bestimmtes Wort (oder auch mehrere) zum Inhalt haben. Ein Beispiel: Ich möchte meinen Kinobesuchen immer die Kategorie „Privat“, eine grüne Farbe und als Symbol eine Filmkamera zuweisen. In der Wochenansicht könnte ich dann sofort den Termin als solchen erkennen.
	Der Aufruf von Vivid Agenda erfolgt über das Menü Einfügen und Vivid Agenda oder über das Tastenkürzel V (s. auch Folge 2 von Agendus im Alltag).
	Standardmäßig sind bereits einige Eintragungen vorhanden, die natürlich gelöscht oder geändert werden können. Den Eintrag für Kino gibt es jedoch nicht, also müssen wir ihn anlegen. Dazu tappt man auf das Feld „Neue Regel“ und erhält ein Feld, in dem man bis zu drei verschiedene Worte eingeben kann, die entweder im Inhalt des Eintrages vorhanden sein müssen oder exakt so vorkommen müssen wie vorgegeben oder der Eintrag mit diesen Wörtern beginnen muss. Auch dies muss eingegeben werden. Dann erfolgt nur noch die Zuweisung von Symbol, Textfarbe und Kategorie.
	Nun geht man auf übern. und muss sich entscheiden, ob die Übernahme nur für die Einträge vorgenommen werden soll, die noch keine Farbe oder Symbole haben oder für alle, ungeachtet der jetzigen Farben und Symbole.
	Mit der Auswahl der zweiten Alternative sollte man sehr sparsam umgehen, da bei großen Datenbanken das Programm auch schon mal 30 Minuten benötigt. Meine Kalenderdatenbank hat ca. 4.000 Einträge. Dazu kommen noch mehrere hundert (zum größten Teil erledigte) Aufgaben. Die Übernahme dauert auf meinem TX knapp 30 Minuten! Warum ich dennoch abgelaufenen Termine und erledigte Aufgaben nicht lösche, erkläre ich in einer späteren Folge.

Dafür werden jetzt zukünftig alle Einträge, in denen der Begriff Kino vorkommt, mit dem entsprechenden Symbol, der Kategorie und der ausgewählten Textfarbe automatisch belegt, so dass diese Eingaben eingespart werden können. Die Zuweisung erfolgt beim Speichern des Eintrages, egal welches Symbol oder welche Textfarbe voreingestellt sind. Vivid Agenda hat Vorrang und überschreibt beim Speichern.

Montag, 27.08.2007
Folge 8: Der Kontakteverlauf –
eine wahre Informationsfundgrube

Programmerweiterungen wie Agendus (oder natürlich auch DateBK) sind ursprünglich entwickelt worden, um die im Palm implementierten PIM-Anwendungen (PIM = Personal Information Management) unter einer einheitlichen Oberfläche zu erfassen und sie miteinander zu verknüpfen.

Neben einer weitgehend einheitlich gestalteten Oberfläche, die die Datenerfassung vereinfachen soll, ist es auch Ziel, diese Verknüpfungen in den Auswertungen konsequent zu nutzen.

Ein Beispiel hierfür ist der Kontakteverlauf. Dieser ist in jeder Ansicht immer dann aufrufbar, wenn einem Eintrag (Termin, Aufgabe/Anruf, ab Version 10 auch Notizen) ein Kontakt zugeordnet wurde.

Durch Antippen und Halten des Eintrages (hier: Termin in der Tagesansicht) öffnet sich ein Menü, in dem auch die kontaktbezogenen Informationen abrufbar sind.

Im Kontaktverlauf selbst befinden sich dann alle Eintragungen der gesamten Historie. Um zu erreichen, dass auch alle erledigten Aufgaben zu diesem Kontakt angezeigt werden, dürfen die erledigten Aufgaben nicht über den Menüpunkt Optionen/Geschwindigkeit gelöscht werden. Das Löschen von erledigten Aufgaben wird zwar mit der Beschleunigung des Datenbankzugriffes begründet, die Verzögerung beim Programmaufruf sollte aus meiner Sicht jedoch wegen des Informationsvorteils durchaus in Kauf genommen werden.

Auf dem TX startet Agendus ohnehin recht zügig, auf dem Treo dauert das ganze schon gut 4 Sekunden länger. Aber mal ehrlich: Sind wir nicht zu verwöhnt, was das Startverhalten von Programmen unter Palm OS betrifft? In der PC-Welt ist es normal, dass nach Anstarten von Outlook zunächst in Ruhe der Kaffee geholt werden kann, ohne dass man etwas versäumt.

Nun aber zurück zum Kontakteverlauf. Neben den Eintragungen finde ich dort auch die vom Kontakt empfangenen bzw. an den Kontakt geschriebenen E-Mails. Dies funktioniert aber nur bei Nutzung des Programms Agendus Mail (früher Iambic Mail). Bei anderen Mail-Programmen (z.B. VersaMail) kann ich zwar das Programm aus Agendus aufrufen, die E-Mails werden jedoch in der Kontakthistorie nicht gespeichert. Ich denke, es sind nicht nur technische Gründe, die dies verhindern.

Für alle Treo-Nutzer gibt es auch noch etwas Schönes: Im Kontaktverlauf werden alle ein- und ausgehenden Telefongespräche mit Datum, Uhrzeit und Dauer gespeichert.

Die Einträge können auch selektiert werden. Mit Tap auf den Eintrag öffnet er sich und alle hinterlegten Informationen sind sofort erkennbar. Ist unter Optionen/Einstellungen/Verschiedenes die Kartenansicht aktiviert, öffnet sich beim Tap auf den Eintrag eine sehr schöne Ansicht, die auf einen Blick alle Informationen bereithält (hier: Ort der Besprechung = Kanzlei, Name des Kontaktes, Name des weiteren Teilnehmers mit Hyperlinkfunktion (!) und Notizen. Diese Ansicht gibt es jedoch nur in der Pro-Version.

Der Nutzen all dieser Informationen erschließt sich natürlich erst im praktischen Gebrauch. Es beeindruckt ungemein, wenn ein Mandant/Kunde anruft und ich ihm ohne langes Suchen sagen kann, dass wir diese Frage ja bereits bei unserem Telefonat / Treffen vor drei Jahren am .... erörtert haben. Hier wird der Palm tatsächlich zum zweiten Gedächtnis.

Voraussetzung ist, dass jedem Eintrag ein Kontakt zugeordnet wird. Falls der Kontakt noch nicht existiert, kann er direkt aus dem Eintrag heraus angelegt werden (Tap auf die Karteikarte).

Ebenfalls zweckmäßig ist es, nicht nur die Eintragungsdetails selbst zu erfassen, sondern auch fleißig Notizen zu den Terminen, Anrufen, Aufgaben usw. zu hinterlegen. Hierzu noch ein Praxistipp: In vielen Unternehmen werden Programme eingesetzt, in denen ohnehin so gut wie alle Dinge dokumentiert und protokolliert werden (CRS, Outlook, Vorgangsverwaltungsprogramme usw.). Hier die Protokollnotiz mit >STRG< C einfach in das jeweils verwendete Desktop-Programm mit dem synchronisiert wird (z.B. Palm Desktop, Agendus for Windows oder auch Outlook) hineinkopieren und schon ist diese Information nach dem nächsten HotSync auf dem Palm verfügbar.

Achtung: Werden auf einem privat angeschafften Palm betriebliche Daten verarbeitet (hier genügt bereits das Speichern einer Adresse!), unterliegt das Gerät den betrieblichen Bestimmungen des Datenschutzes. Hier ist es ratsam, den betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu konsultieren und dies möglichst vorher.

Autor: Niels Damm aus Krailling bei München, Leiter des Hotels des CVJM München

Ich habe in meinem Beruf ständig mehrere Projekte gleichzeitig zu leiten. Agendus 12 hat eine Projektverwaltung implementiert, die es mir ermöglicht alle Informationen (Aufgaben, Termine, Memos, Telefonate, Beteiligte) über ein Projekt übersichtlich an einer Stelle zu haben.
Hier ein Screenshot von meinen zukünftigen Projekten für den gesamten CVJM:

Es werden übersichtlich alle Projektdetails dargestellt. Man kann direkt in den Termin, die Memo oder auch zu den Beteiligten springen um Details zu betrachten oder eine SMS an eine Person zu schreiben etc.

Die Bedienung ist einfach. Man muss nur einem Termin, einer Aufgabe oder einem Memo eines der Projekte zuordnen.

Agendus kann bei den üblichen Notizen in den üblichen PIM-Anwendungen als Checkbox-System genutzt werden, sobald man in den Notizen ein „-„ oder „+“ an den Anfang stellt.

Wichtig dabei, man muss die Kartenansicht aktivieren. Standardmäßig ist sie auch aktiv. Falls nicht, wie gelangt man zu so einer Sicht der Dinge? Dies geschieht so:

Samstag, 27.10.2007
Folge 11: Luxuriöse Suchfunktion von Agendus voll ausschöpfen

29.10.2007, Anmerkung für Agendus v12.03-User:
"Vor zwei Tagen habe ich mein Agendus 11.05 upgedated auf Agendus 12.03 (die aktuellste Version). Leider musste ich dieselben Bugs, wie sie auf Nexave benannt sind auch feststellen. Darüber hinaus funktioniert - obwohl vorhanden - die Suchdifferenzierung nicht wie in der 11-er-Version. Er sucht immer komplett. Vielleicht sollte man diesen Nachsatz noch anhängen, dass die beschriebene Suche noch nicht mit der aktuellen 12-Version funktioniert.
Viele Grüße,
Thomas"

Seit langer Zeit störe ich mich schon an der bescheidenen Suchfunktion diverser Palmgeräte. Agendus bietet hier eine hervorragende Alternative zur nicht näher eingrenzbaren Suchen-Funktion eines Palm.

Zur Auswahl stehen die klassischen Palmprogramme wie Termine, Anrufe, Aufgaben, Kontakt, Notizen.

Die Rubrik „Notizen“ taucht dabei zweimal auf. Die an erster Stelle stehenden „Notizen“ entsprechen den bekannten „Memos“ bei Palm. Die Notizen an zweiter Stelle beziehen sich hingegen auf die Notizfunktion der Palm'schen Kontakteverwaltung. Will man nun z.B. in der Notizfunktion der Kontakteverwaltung einen Eintrag suchen lassen, so ist darauf zu achten, dass sowohl das Häkchen bei „Kontakt“ als auch das bei „Notizen“ gesetzt ist.

Weitere Eingrenzungen der Suche sind möglich mit den Dropdown-Listen rechts, die standardmäßig auf „Alle“ stehen. Führt man z.B. seine Kontakteverwaltung in unterschiedlichen Kategorien wie geschäftlich und privat, kann man hier bequem weiter eingrenzen.

Der Vollständigkeit halber sei die Suche nach Symbolen noch erwähnt. Ich persönlich arbeite damit weniger.

Alles in allem eine mächtige Funktionsvielfalt, die das leidige Problem der nicht eingrenzbaren Palmsuche ein für alle mal löst.

Ostersonntag, 08.04.2007 Folge 4: Aufgabe in Termin umwandeln (und umgekehrt)

Sonntag, 15.04.2007 Folge 5: Ansichten speichern

Dienstag, 01.05.2007 Folge 6: Termine( Aufgaben) per Drag&Drop auf einen anderen Tag verschieben!

Ostersonntag, 08.04.2007
Folge 4: Aufgabe in Termin umwandeln (und umgekehrt)

Sonntag, 15.04.2007
Folge 5: Ansichten speichern

Dienstag, 01.05.2007
Folge 6: Termine( Aufgaben) per Drag&Drop auf einen anderen Tag verschieben!