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DateBk 6 im Alltag

Geht es euch genauso? Da arbeitet man Tag für Tag mit einem Programm und glaubt, so ziemlich alle Programmfunktionen zu kennen. Doch dann kommt da ein Kollege oder ein Palmfreund daher und haut den ultimativen Tipp heraus, den man noch nicht kannte. Genau so ging es mir beim letzten Treffen der PUG Karlsruhe. Kuddel stellte einem Palm-Neuling, der zum ersten Mal zum Treffen kam, DateBk 6 vor. Mit einem Ohr lauschte ich mit. Und da erzählte er plötzlich was von "Monatsansicht" und "schnell freie Zeit für eine Besprechung finden". Hä? Monatsansicht? Schnell? Da sieht man doch nix!? Ich habe dazu bisher immer meinen DateBk-Kalender Tag für Tag bzw. Woche für Woche schön gemächlich durchgeblättert und geschaut, wann noch freie Zeit ist. Aber Kuddel erklärte das viel eleganter (siehe weiter unten)! Ich war baff. Es gab tatsächlich noch prima Funktionen in DateBk, die ich noch nicht kannte.

Dieses Aha-Erlebnis möchte ich zum Anlass nehmen, eine Serie mit kleinen Tipps und Anleitungen zu DateBk 6 zu starten. In losen Abständen werde ich immer mal wieder die eine oder andere Alltags-Funktion von DateBk aufgreifen und sie hier auf der Homepage vorstellen. Die Serie nenne ich deshalb "DateBk 6 im Alltag".

DateBk 6 gibt's übrigens hier.

Download als pdf-Datei:

DateBk6ImAlltag.pdf   (Folgen 1-23, 2.359 KB)

Übersicht:

• Folge 1: Freie Zeit finden

• Folge 2: Schneller zu Heute zurück

• Folge 3: Symbolleiste anpassen

• Folge 4: Hilfe-Datenbank installieren

• Folge 5: DateBk als Urlaubskalender

• Folge 6: Die Welt ist bunt ... DateBk auch! (Formatierungen, Icons, Icon-Manager, Kategorien)

• Folge 7: Termine nach Kategorie filtern und als persönliche Ansicht speichern

• Folge 8: Termine nach Icon filtern und als persönliche Ansicht speichern

• Folge 9: Termine nach Text filtern und als persönliche Ansicht speichern

• Folge 10: Termin- und Aufgaben-Vorlagen speichern

• Folge 11: Flexible Termine (Floating Events) - Aufgaben mit Uhrzeit

• Folge 12: Termin direkt mit einem Kontakt verlinken

• Folge 13: Kontaktmanagement mit Terminvorlagen

• Folge 14: Telefonnummer direkt aus dem Text heraus wählen

• Folge 15: Treo-Tastenkombinationen

• Folge 16: Standardansichten einrichten

• Folge 17: Telefonnummer zu einem Namen im Termintext suchen

• Folge 18: Aufgaben mit Fälligkeitstermin ab dem aktuellen Tag anzeigen lassen

• Folge 19: Mini-Tipps vom DateBk-Papst Fidel

• Folge 20: Relatives Datum bei der Listenansicht nutzen

• Folge 21: Zeitgesteuertes Umschalten von persönlichen Ansichten

• Folge 22: Versenden von Ereignissen via Bluetooth (Workaround)

• Folge 23: Adressen selektieren

• Folge 24: Einsatz der Journal-Funktion

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Montag, 05.03.2007
Folge 1:
Freie Zeit finden

Also, in dieser ersten Folge möchte ich euch Kuddels Tipp vorstellen. Folgende Situation: ihr sitzt mit ein paar Kollegen bei einem Meeting und möchtet gemeinsam einen Termin für die nächste Besprechung festlegen. Die Kollegen mit den Papier-Timesystemen sind natürlich klar im Vorteil. Die blättern geschwind ihren Papierkalender durch und können sich relativ schnell durch die großen Seiten einen guten Überblick verschaffen. Wir Palmianer müssen mit dem kleinen PDA- oder Smartphone-Bildschirm Vorlieb nehmen. Dadurch hinken wir meist hinterher und können fast nur verzögert auf die Vorschläge der Kollegen reagieren. Eigentlich wollen wir aber doch auch mal aktiv einen Termin vorschlagen, der uns am besten passen würde.

Mit DateBk geht das ganz einfach und schnell:

1. Wechselt in die Monatsansicht: .
2. Wählt unten aus der Liste die Monatsansicht "Frei" aus.
    
   
    

3. Im darauffolgenden Dialogfenster stellt man die Zeitdauer ein, die ununterbrochen für den zu findenden Termin zur Verfügung stehen muss. In unserem Beispiel wählen wir 4 Stunden. Neben "Mind. verfügb. Zeit:" stellen wir also "4:00" ein.
   Dann noch neben "Zwischen" angeben, in welchem Zeitraum diese 4 Stunden zusammenhängend vorhanden sein müssen; wir stellen ein: "9:00-16-00".
   Dann noch unter "Nur an diesen Tagen" die gewünschten Arbeitstage auswählen.
   Da die etwa 4-stündige Besprechung ohne Unterbrechungen stattfinden soll, aktivieren wir noch die Option "Ges. verf. Zeitraum am Stück".
   
   
    

4. Nach dem Tippen auf "OK" sehen wir das Ergebnis:
   
   
    
5. Der gelb unterlegte Tag ist heute. Der nächste Termin, an dem wir in der angegebenen Tageszeit 4 Stunden am Stück noch Zeit haben, wäre der Freitag, 09. März. Alle in Frage kommenden Tage werden mit grüner Schrift angezeigt. All jene haben mindestens 4 Stunden oder mehr freie Zeit, die wir beispielsweise für die besagte Besprechung nutzen könnten.
6. Würde man im Dialogfenster "Verfügbare Zeit Suche" noch zusätzlich die Option "Verfügb. Zeit in allen Zellen anz." aktivieren, so wird bei allen Tagen mit roter Schrift die noch maximal am Stück vorhandene freie Zeit angezeigt:
   
   

Mit den angezeigten Informationen können wir nun aktiv an der Diskussion um den nächsten Besprechungstermin teilnehmen!

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Dienstag, 06.03.2007
Folge 2:
Schneller zu Heute zurück

Um schnell auf den heutigen Tag zurück zu kehren, muss man sich nicht mühsam Tag für Tag bzw. Woche für Woche durch den Kalender tappen, sondern:

Einfach nur auf das Tagesansichtssymbol tappen oder, noch besser (vor allem für Treo-User), ein Mal kurz die Kalendertaste drücken!

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Mittwoch, 07.03.2007
Folge 3:
Symbolleiste anpassen

DateBk besitzt insgesamt 13 Standard-Ansichten:

1. Tagesansicht
2. Graph. Wochenansicht
3. ½ Wochenansicht
4. 1 Wochenansicht
5. 2 Wochenansicht
6. Monatsansicht – Termine
7. Monatsansicht – Icons
8. Monatsansicht - Freie Zeit
9. 4 Monats-Ansicht
10. Jahresansicht
11. Listenansicht
12. Tagesübersicht (Heute-Bildschirm)
13. Persönliche Ansicht(en)

Von diesen 13 Ansichten kann man 8 Stück per Symbol direkt anwählen. Leider haben auf der Ansichten-Symbolleiste unten links aber nur 6 Symbole Platz. Das bedeutet, dass man sich entscheiden muss, welche 6 Ansichten man über die Symbolleiste anwählen möchte und auf welche 2 Ansichten man verzichten will.

Um die Belegung auf die eigenen Wünsche anzupassen, wählt man folgende Befehlsfolge an:

Menü - Opt. - Einstellungen... - Ansichten

Hinter "Ansichten:" werden alle 8 verfügbaren Ansichten-Symbole aufgereiht. Davon kann man aber nur 6 Stück markieren. Man wählt durch einfaches Tippen, die Symbole, die man im DateBk-Fenster angezeigt haben möchte. Wer später mit gespeicherten Ansichten arbeiten möchte, sollte auch die Raute markieren und die Listenansicht.

Mit "OK" verlässt man wieder das Dialogfenster. Nun wird die Symbolleiste mit den gewählten Symbolen angezeigt.

Noch'n Tipp:

Sollte man doch einmal eine Ansicht benötigen, die nicht als Symbol abgelegt wurde, ist das nicht weiters schlimm. Man tappt auf das Tagesansichtssymbol einfach etwas länger drauf und schon öffnet sich ein Pop-Up-Fenster und listet einem fein säuberlich alle verfügbaren DateBk-Ansichten auf:

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Donnerstag, 08.03.2007
Folge 4:
Hilfe-Datenbank installieren

DateBk 6 ist ein sehr umfangreiches Programm mit unzähligen Möglichkeiten zum individuellen Anpassen. In vielen Dialogfenstern ist der Platz ziemlich begrenzt, so dass die Beschriftungen der Optionsfelder häufig nur kurz und in abgekürzter Form dargestellt sind. Um manche Optionen zu verstehen, muss deshalb leider das Handbuch gewälzt werden. Dieses ist derzeit aber nur in englischer Sprache verfügbar. Das ist nicht jedermanns Sache.

Viele wissen nicht, dass es eine deutsche Hilfe-Datei gibt, die man sich über das "i"-Symbol in fast jedem Dialogfenster auf den Bildschirm rufen kann.

Darüber werden die meisten Optionen in Deutsch ganz gut erklärt und es hilft einem bei der Entscheidung, ob man eine Option aktiviert oder nicht. Diese Hilfe-Datenbank sollte man sich installieren. Das geht folgendermaßen:

1. Im Datei-Fundus der entpackten ZIP-Datei befindet sich u.a. auch die Datei "dbSetup6.prc". Diese doppelklicken, um es zum Palm Quick Install Tool hinzu zu fügen.
2. Dann über einen HotSync auf den Palm übertragen.
3. Dort das Setup-Programm über das Icon "dbSetup6" starten.

4. Im sich öffnenden Dialogfenster die Option "DateBk6 HILFE Datenbank" aktivieren.

5. Auf "Installiere gew. Optionen" tappen.
6. Danach kommt die Erfolgsmeldung in Form des "dbSetup Vollständig"-Fensters. Das freut uns und wir schließen es mit "OK".
7. Nun kann man zum Launcher zurückkehren. Wer möchte, kann das dbSetup6-Programm wieder löschen. Auf dem Palm verbleibt die neu installierte Datei "DateBk6HelpDB".

Die Onlinehilfe kann man in all jenen Dialogfenstern aufrufen, bei denen es oben rechts in der Fensterecke das blau-weiße "i"-Symbol gibt. Tippt man auf das "i", dann erscheint das DateBk6 Hilfe-Fenster mit den jeweiligen Erklärungen in deutsch:

Nun dürfte so manche DateBk-Funktion etwas klarer werden! Die Hilfe-Funktion wird uns in der nächsten Folge sehr hilfreich sein. Wir wollen da die Standardansichten individuell konfigurieren.

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Freitag, 09.03.2007
Folge 5:
DateBk als Urlaubskalender

Mein Palmfreund Kuddel hat mich mal wieder zur nachfolgenden Folge inspiriert!

Viele wissen nicht, dass DateBk neben der "normalen" Jahresansicht noch eine besondere Jahresansicht bereit hält, die "Low-Res-Jahresansicht". Diese stammt eigentlich noch aus Zeiten mit 160x160-Pixel-Bildschirmen. Aber auch auf den modernen 320x320- bzw. 320x480-Pixel-Bildschirmen kann man sich diese "alte" Ansicht  noch gut zunutze machen. Ich möchte euch die Low-Res-Jahresansicht am Beispiel einer Urlaubsübersicht vorstellen. Natürlich sind euerer Phantasie keine Grenzen gesetzt, so dass ihr sie auch für andere Zwecke einsetzen könnt.

Also, nehmen wir mal an, wir haben unsere Urlaubstage für das Jahr 2007 bereits in DateBk eingetragen, z.B.:

• 01.01.-07.01.07
• 17.02.-25-02.07
• 06.04.-15.04.07
• 06.08.-26.08.07
• 22.12.-31.12.07

PS: Nein, das sind leider nicht meine wirklichen Urlaubstage. Bin ja leider kein Lehrer! ;-) Ein armer EDV-Trainer wie ich kann sich überhaupt keinen Urlaub leisten. :-) Aber ich musste ein paar Termine erfinden, sonst könnte ich dieses Beispiel ja nicht zeigen.

Wichtig ist, dass wir diese Termine mit einer Kategorie versehen haben, z.B. "Urlaub"!

Nun hätten wir gerne eine Jahresübersicht, bei der wir auf einen Blick sehen können, wann wir Urlaub haben. Dazu ist die Low-Res-Jahresansicht geradezu prädestiniert. Dazu wechseln wir zunächst in die "normale" Jahresansicht. Wer das Symbol nicht in der Ansichtssymbolleiste hat, tappt etwas länger auf das Tagesansichtssymbol und wählt im Popupmenü "Jahresansicht". Es wird die "normale" Jahresansicht angezeigt:

Und nun wählen wir:

Menü - Opt. - Einstellungen - Erweiterte Einst.

und aktivieren dort die Option

Benutze Low-Res Jahresansicht

Nach "OK" sehen wir ein hübsches, buntes Bild.

Von Urlaub ist hier natürlich noch weit und breit nichts zu sehen. Stattdessen wird immer die Textfarbe des ersten Termins des jeweiligen Tages als Farbblock angezeigt. Als nächstes blenden wir deshalb alle Termine aus, außer den den Urlaubstagen.

Dazu gehen wir auf

Menü - Opt. - Term.Kategorien...

und deaktivieren alle Kategorien außer "Urlaub".

PS: Die Kategorie "Nicht abgelegt" kann man nur dann deaktivieren, wenn man unter "Menü - Opt. - Einstellungen... - Erweiterte Einst." die Option "Kat. 'Nicht abgelegt' ausgeblend." aktiviert hat.

Nach "OK" sehen wir unsere prima Urlaubsübersicht:

Unsere fertige Jahres-Urlaubsübersicht!

Update/Anmerkung von Christian Gärtner alias Jurigagarin, 07.05.2007:
Man sollte vielleicht ergänzen, dass auf Geräten mit 320*480-Displays (wie dem TX) der Low-Res-Jahreskalender erst erscheint, wenn man vorher die Ansicht auf 320*320 verkleinert.

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Als persönliche Ansicht abspeichern

So, und jetzt werden uns das Ganze noch etwas rationalisieren. Damit wir diesen ganzen Schloz nicht immer wieder von neuem einstellen müssen, machen wir aus dieser Urlaubsübersicht eine persönliche, gespeicherte Ansicht, eine "Saved View", wie die Amerikaner sagen würden.

Achtung! Meine Anleitung geht davon aus, dass ihr euch in der Standard-Ansicht befindet und nicht bereits in einer gespeicherten Ansicht. Prüft sicherheitshalber nach: tappt auf den Edelstein (schwarze Raute) und schaut, ob der Button "Beenden" anwählbar ist. Wenn ja, dann bedeutet das, dass ihr in einer gespeicherten Ansicht drin seid. Tappt deshalb auf "Beenden". Nun seid ihr in der Standard-Ansicht. Richtet euch die erst so her, wie ihr es möchtet. Erst danach macht mit der nachfolgenden Anleitung weiter. Ich übernehme keine Gewähr, wenn ihr euch vorhandene Ansichten verhuddelt!

Dazu tappt ihr auf das Edelstein-Symbol (Raute) in der Ansichtssymbolleiste und landet daraufhin im Dialogfenster "Persönliche Ansichten". Hier tappt ihr auf "Neu". Im Feld "Name" tippt ihr einen Namen euerer Wahl für diese Ansicht ein, z.B. "Urlaubsübersicht".

Mit "OK" verlassen wir das Dialogfenster und sehen wieder unsere Urlaubsansicht vor uns. Nun kehren wir wieder zu unserer normalen Ansicht zurück. Dazu aktivieren wir wieder alle Terminkategorien und schalten auch die Low-Res-Option wieder aus. Nun haben wir wieder unseren ganz normalen DateBk-Kalender.

Wollen wir mal wieder unsere Urlaubsübersicht sehen, brauchen wir nun nur auf den Edelstein (Raute) tappen und die Ansicht "Urlaubsübersicht" wählen, und schon können wir unsere Urlaubstage in der Low-Res-Jahresansicht genießen! Wenn ihr oben rechts die beiden Navigationspfeile betätigt, könnt ihr euch an die Urlaube der vergangenen Jahre erinnern oder euch seelisch und moralisch auf die zukünftigen Urlaube vorbereiten!

Schönen Urlaub!

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Folge 6:
Die Welt ist bunt ... DateBk auch!

Farben und Symbole haben ordnende Wirkung und können Sachverhalte übersichtlich strukturieren. Auch DateBk bietet im Hinblick auf Farben und Icons jede Menge Möglichkeiten. Nutzen wir sie! In dieser Folge möchte ich euch die wichtigsten Gestaltungsmöglichkeiten zeigen, die DateBk bietet. Diese Kenntnisse kommen euch auch zugute, wenn ihr euch persönliche, gespeicherte Ansichten erstellen wollt. Doch zunächst zu den wichtigsten Möglichkeiten, die uns DateBk beim Gestalten von Terminen und Aufgaben bietet.

Einzelne Ereignisse individuell gestalten

Schriftfarbe, Hintergrund, Schriftgröße, Fettattribute

Um einen einzelnen Termin individuell zu gestalten, um ihn beispielsweise von anderen Terminen optisch abzuheben, geht man in die Termin-Details. Dazu den Cursor in die Terminzeile setzen und die Schaltfläche "Det" tappen.  Sollte im darauf folgenden Dialogfenster im unteren Teil nur der Termintext sichtbar sein, tappt man auf den Pfeilbalken rechts außen. Nun wechselt der untere Dialogteil und zeigt diverse Einstellmöglichkeiten.

Tappt man auf die Schaltfläche "Std." (Standard) hinter "Schr./Farbe" kann man die Schriftfarbe (Vordergrund), den Texthintergrund (Hintergrund), die Schriftgröße (Normal/Weit) und Fett-Attribute (Fett/Wfett) wählen:

Sollten einem die angezeigten Farben nicht gefallen, kann man diese gegen eine andere aus der Systemfarbenpalette austauschen. Dazu tappt man etwas länger auf die auszutauschende Farbe, bis das nachfolgende Fenster aufgeht:

Nun kann man entweder aus der angezeigte Palette eine Farbe auswählen oder, wenn man rechts unten von "Palette" auf "RGB" umstellt, sich eine Farbe aus der RGB-Palette individuell zusammen mischen. Mit "OK" kehrt man zum Hauptfenster zurück und sieht die ausgetauschte Farbe. Hat man alles eingestellt, kehrt man mit 2 x "OK" zum Termin zurück. Der Termin wird nun mit den gewählten Farb- und Schrifteinstellungen angezeigt:

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Icons

Neben den Schriftattributen kann einem Termin auch ein Icon zugeordnet werden. Dieses kann auf Wunsch in fast allen Ansichten angezeigt werden. Durch das Symbol kann man schnell erkennen, um was für eine Art von Termin es sich handelt, auch wenn man mal den dazu gehörigen Termintext nicht lesen kann, z.B. in der graphischen Wochenansicht oder in der Monatsübersicht. Durch Icons erhält man wie bei Farben einen schnellen Überblick.

In der graphischen Wochenansicht sehe ich auf einen Blick, dass ich am Dienstag und Mittwoch eine MS Project-Schulung habe und am Donnerstag eine Palm-Schulung. Am Freitagmorgen steht ein Arzttermin an.

Um einem Termin ein Icon zuzuordnen, tappt man in den Termin-Details auf die Schaltfläche "Icon:" und wählt ein Icon aus der daraufhin erscheinenden Sammlung aus.

Nach 2 x "OK" wird links neben dem Termineintrag das Icon angezeigt:

Auch in den anderen Ansichten, z.B. der graphischen Wochenansicht, wird das Icon angezeigt:

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Icons für DateBk 6 installlieren

Um Icons auswählen zu können, muss die Datei mit der Icon-Sammlung auf dem Palm installiert sein. Diese Datei muss den Namen "Icons-DATEBK" oder "Icons-DATEBK5" haben, damit DateBk 6 sie auch findet und als Standard-Icon-Datei identifiziert.

Im Datei-Fundus der ZIP-Installationsdatei findet man den ZIP-Ordner "Icons.zip". Nach dem Entpacken des ZIP-Archivs sind mehrere Icon-Dateien im Icons-Ordner enthalten. Ich empfehle, einfach die Datei "Icons-DATEBK-HI.PRC" in "Icons-DATEBK" umzubenennen und diese dann auf dem Palm zu installieren.

Icons-DATEBK-HI.PRC    >    Icons-DATEBK.PRC

Hat man die Icons-DATEBK-Datei installiert, besitzt man zumindest einen kleinen Grundstock an Symbolen, mit denen man seine Termine und Aufgaben ausstatten kann.

Weitere Symbole müssen mit Hilfe des Freeware-Programms "Icon Manager" hinzu gefügt werden.

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Icon Manager

Der Icon-Manager kann Icons aus anderen Icon-Sammlungen, z.B. den bei DateBk 6 im Ordner "Icons" mitgelieferten Icons-Dateien, kopieren und über die Icon Manager-Zwischenablage in die "Icons-DATEBK"-Datei einfügen.

Oder man kann eigene 20x18 Pixel große BMP-Dateien auf die Speicherkarte kopieren und sie von dort mit Hilfe des Icon Managers importieren und in DateBk-kompatible Icons umwandeln und sie der Icons-DATEBK-Datei hinzufügen.

Sowohl die Dateien mit den Icon-Sammlungen wie auch die selbst erstellten 20x18 Pixel großen BMP-Dateien müssen sich auf der Speicherkarte im Pfad

/PALM/PROGRAMS/IconMgr/

befinden. Nur dann findet der Icon Manager sie:

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Skyberts Icon-Sammlung

Hier stelle ich meine eigene DateBk-Icon-Sammlung zum Download zur Verfügung (97 KB, 222 Icons):

Icons-Skybert.prc

Freeware: FM HiRes Icons

Gerega aus dem Nexave-Forum hat noch einen prima Tipp abgegeben: Bei palmgear.com gibt es eine kostenlose Icon-Sammlung mit 361 sehr schönen HiRes-Icons. Einige meiner Icons entstammen aus dieser Sammlung. Hier könnt ihr die komplette Sammlung herunter laden: FreewareFrance.com (Link am 16.1.08 upgedatet, Dank an mavoe aus dem Nexave-Forum für den Tipp).

Freeware-Iconsammlung "FH HiRes Icons"

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Icons kopieren

Um ein oder mehrere Icons von einer Sammlung in die Icons-DATEBK-Datei zu kopieren, öffnet man die Sammlungsdatei, z.B. die "Icons-Buch-JPB" von Jean-Pierre, sucht sich ein Symbol aus der Sammlung aus und markiert es durch einen Tap. Anschließend tappt man rechts oben auf das Kopieren-Symbol. Daraufhin erscheint es in der Icon Manager-Zwischenablage.

Nun tappt man auf "Close", um die Icon-Sammlung zu schließen. Anschließend öffnet man die original DateBk-Sammlung, also die "Icons-DATEBK"-Datei. Unten rechts auf das Klemmbrett-Symbol tappen, um rechts außen die Zwischenablage einzublenden. Nun noch auf "PASTE" (Einfügen) tappen, "Paste (& insert)" wählen und das neue Symbol wird in die vorhandene Sammlung am Ende eingefügt.

Hat man alle neuen Symbole beisammen, schließt man mit "Close" die Icon-Sammlung und beantwortet die Speichern-Frage mit "Yes". Startet man nun DateBk wieder, steht einem das bzw. die neuen Symbole zur Verfügung.

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BMP-Icons importieren

Am PC kann man sich eigene Icons erstellen, indem man BMP-Pixeldateien erstellt, die im Idealfall 20 x 18 Pixel groß sind und sie mit dem Icon Manager importiert. Sind sie größer, werden sie vom Icon Manager automatisch abgeschnitten. Ich sammle solche Bildchen im Internet und bringe sie mit Irfanview, Photoshop, Imageready oder Corel PhotoPaint auf die richtige Größe.

Die BMP-Grafiken müssen wie die Symbol-Dateien ebenfalls im Programmordner vom Icon Manager auf der Karte abgelegt sein.

/PALM/PROGRAMS/IconMgr/

Im Icon Manager öffnet man dann die "Icons-DATEBK"-Datei, tappt auf "New" und geht ins Menü.

New
Menü - Misc - Import from .BMP...

Es werden alle BMP-Dateien aufgelistet, die sich im Icon Manager-Ordner befinden:

Man wählt die gewünschte Datei aus. Daraufhin wird das Bild importiert und landet im Bearbeitungsdialog "Brightness and Contrast". Hier kann das Bild noch individuell nachbearbeitet werden. Mit 2 x "OK" schließt man die Bearbeitung ab und danach wird das Icon zur Sammlung hinzugefügt. Die Speichern-Nachfrage beantwortet man mit "Yes".

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Kategorienweise gestalten

Nachdem das mit den Icons geklärt ist, können wir uns wieder dem Thema  Gestaltung von Terminen und Aufgaben widmen. Nachdem ich gezeigt habe, wie man einzelne Termine individuell gestalten kann, möchte ich nun auf die kategorienweise Gestaltung kommen. Dies ist noch wichtiger als die einzelne terminweise Gestaltung. Mit Hilfe von Kategorien lassen sich ganze Gruppen von Terminen schnell und einheitlich gestalten. Das fördert die Ordnung, Strukturierung und den Wiedererkennungswert von Terminen.

Um Termine kategorienweise gestalten zu können, müssen erst mal Kategorien vorhanden und diese auch den Terminen zugewiesen worden sein. DateBk unterscheidet zwischen Termin- und Aufgaben-Kategorien. Es können jeweils maximal 15 Kategorien vergeben werden. Die Kategorien werden über das Menü

Menü - Opt - Term.Kategorien... bzw. Aufg.Kategorien...

verwaltet. So sehen derzeit meine Kategorien aus:

Meine Termin-Kategorien	Meine Aufgaben-Kategorien

Vielleicht wundert ihr euch wegen der Kategorienamen. Wie ihr seht, habe ich bei den Kalenderkategorien ein "K" davor und bei den Aufgabenkategorien ein "A". Das liegt daran, weil ich Outlook benutze. Dort werden die Kategorien von Kalender, Kontakten, Aufgaben, Notizen etc. alle in einen Topf geworfen. Außerdem kann man mehr wie 15 Kategorien anlegen und auch mehrere Kategorien pro Datensatz vergeben. Beim Palm werden die Kategorien pro Anwendung getrennt verwaltet und man kann nur maximal 15 Kategorien pro Anwendung vergeben. Damit ich in Outlook nicht durcheinander komme, habe ich mir vor die Kategorienamen ein Kürzel geschrieben. Seither habe ich keine Probleme mehr beim Synchronisieren der Kategorienamen zwischen Palm und Outlook.

Meine Kategorien in Outlook

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Formatierung der Kategorien ändern

Um die Formatierung der Kategorien zu ändern, tappt man auf das "P"-Feld (Profil), anschließend rechts unten auf das Feld "Std.". Dort kann man dann genauso die Schrift, Farbe etc. einstellen, wie ich es oben unter "Einzelne Ereignisse individuell gestalten" beschrieben habe:

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Icon einer Kategorie zuweisen

Um einer Kategorie ein Icon zuzuweisen, tappt man auf das Icon-Feld links vor dem Kategorienamen. Es erscheinen die Symbole aus der Symbolsammlung der Datei "Icons-DATEBK": Man wählt das gewünschte Icon aus und tappt auf "OK". Damit wurde der zuvor gewählten Kategorie ein Icon zugewiesen.

Mit "OK" verlässt man das Kategorienfenster.

Alle vorhandene Termine, die mit der gleichen Kategorie versehen sind, erhalten nun auch die gleiche Formatierung und das gleiche Icon zugewiesen.

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Manuelle Formatierung entfernen

Es sei denn, man hat zuvor den Termin manuell, einzeln formatiert oder ein individuelles Icon zugeordnet. Individuelle Zuweisung hat gegenüber der Kategorisierung immer Vorrang! Die manuelle Zuweisung eines Icons kann man jedoch entfernen, indem man in den Termin-Details auf die Icon-Schaltfläche tappt und "Entf." wählt. Danach wird wieder das Kategorie-Icon zugewiesen. Bei der Schrift muss man auf "Palette zurücks." und "Normal" tappen. Dann übernimmt auch die Schrift wieder die Kategorieeinstellungen.

Bei den Aufgabenkategorien geht man genauso vor wie bei den Terminkategorien.

Jetzt müsste euer DateBk-Kalender doch schon viel bunter und übersichtlicher geworden sein!?

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Dienstag, 13.03.2007
Folge 7:
Termine nach Kategorie filtern und als persönliche Ansicht speichern

Gestern sagte meine Frau zu mir: "Du solltest dringend mal wieder zum Frisör! Deine Haare sind zu lang, das lässt dich älter aussehen!" :-) Mmh, ich war doch erst kürzlich beim Frisör. Oder war das doch schon etwas länger her? Ja, wann denn nun?

Am 3.2.07 war ich das letzte Mal beim Frisör.
Meine Frau hat Recht. Es wird mal wieder Zeit!

Tja, mit DateBk kann man solche elementaren Lebensfragen innerhalb kürzester Zeit beantworten, ohne dass man mühsam Tag für Tag durch den Kalender blättern muss. DateBk bietet zahlreiche Möglichkeiten, Termine zu filtern:

• nach Kategorie
• nach einem zugeordneten Icon
• nach einer beliebigen Zeichenfolge

Sucht man Termine öfters mit dem gleichen Filter, lohnt es sich, die gefilterte Ansicht als persönliche Ansicht zu speichern. Zukünftig braucht man dann nur noch die gespeicherte Ansicht aufzurufen und schon kann man ruckzuck solche Fragen wie nach dem letzten Frisörtermin schnell beantworten. Wie das funktioniert, möchte ich euch in dieser Folge zeigen.

Auch bei dieser Folge gilt wieder:
Achtung! Meine Anleitung geht davon aus, dass ihr euch in der Standard-Ansicht befindet und nicht bereits in einer gespeicherten Ansicht. Prüft das sicherheitshalber nach: tappt auf den Edelstein (schwarze Raute) und schaut, ob der Button "Beenden" anwählbar ist. Wenn ja, dann bedeutet das, dass ihr in einer gespeicherten Ansicht drin seid. Tappt deshalb auf "Beenden". Nun seid ihr in der Standard-Ansicht. Richtet euch die erst so her, wie ihr es möchtet. Erst danach macht mit der nachfolgenden Anleitung weiter. Ich übernehme keine Gewähr, wenn ihr euch vorhandene Ansichten verhuddelt!

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Nach Kategorie filtern

Hat man eine eigene Kategorie für eine bestimmte Art von Terminen vergeben, z.B. "Frisör", stellt das die einfachste Art dar, um Termine zu filtern.

• Man wechselt zur Listenansicht.
• Dann ruft man das Kategorie-Dialogfenster auf:
  
  Menü - Opt. - Terminkategorien...
   
• Dort tappt man zunächst auf die Schaltfläche "Keine". Dadurch sind erst mal alle Kategorien abgewählt.
• Nun aktiviert man wieder die Kategorie, die man nur noch in der Listenansicht sehen möchte, z.B. "Frisör".

Nur noch die Kategorie "Frisör" ist markiert.

• Anm.: Die Kategorie "Nicht abgelegt" lässt sich nur dann deaktivieren, wenn man unter Menü - Opt. - Einstellungen... - Erweit. Einstellungen die Option "Kat. 'Nicht abgelegt' ausgeblend." aktiviert hat.
• Mit "OK" kehrt man zur Listenansicht zurück.
• Sollte man nichts oder nicht alle Termine sehen, dann muss man den Datumsbereich verändern. Dazu tappt man auf den schwarzen Pfeil oben rechts, um 1 Tag, 1 Woche oder 1 Monat zurück zu blättern oder um mit "Pick" ein bestimmtes Datum auszuwählen.
• Wenn es Termine im angewählten Bereich gibt, dann werden diese danach auch in der Liste angezeigt.

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Gefilterte Liste als "Persönliche Ansicht" speichern

Um uns die Mühe mit den Einstellungen nicht ständig von neuem machen zu müssen, speichern wir uns nun gleich mal diese Ansicht.

• Wir tappen dazu auf den Edelstein und landen im Dialogfenster "Persönliche Ansichten".
• Schaltfläche "Neu" tappen.
• Im Feld "Name:" einen Namen für die Ansicht eintippen.
• Wer möchte, kann der Ansicht noch ein Icon zuordnen. Sollte diese Ansicht später aktiv sein, dann sieht man dieses Icon anstelle der schwarzen Raute.
• Hat man keine weiteren Sonderwünsche, kann man die restlichen Einstellungen so belassen, wie sie sind. Wer Sonderwünsche hat, sollte sich den Hilfetext über das "i"-Symbol aufrufen und die weiteren Einstellmöglichkeiten ausprobieren.

Namen vergeben und evtl. noch ein Icon, das reicht!

• Mit "OK" verlässt man das Dialogfenster und landet wieder in der gefilterten Listenansicht.

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Standardansicht wiederherstellen

Inzwischen haben wir unsere Frisörtermine lange genug gesehen. Deshalb kehren wir erst mal wieder zu unserer normalen Standardansicht zurück. Dazu wechseln wir wieder in das Menü - Opt. - Terminkategorien... und aktivieren wieder alle Terminkategorien.

Danach wechseln wir von der Listenansicht zur (z.B.) Tagesansicht. Nun sollte alles wieder so aussehen wie vor dem Filtern der Frisörtermine.

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Tipp von Fidel, dem "DateBk-Papst":

Wer clever ist, speichert auch seine Standardansicht als gespeicherte Ansicht! Siehe Fidels Nexave-Posting.

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Gespeicherte Ansicht aufrufen

Um unsere gespeicherte Ansicht jederzeit wieder schnell aufzurufen, genügt ein Tap auf den Edelstein . Danach können wir aus der Liste der gespeicherten Ansichten die gewünschte aussuchen, z.B. "Frisörtermine". Gleich nach dem Antippen wird die Ansicht eingestellt und wir sehen unsere Frisörtermine wieder. Wenn nicht, müssen wir wieder mit dem schwarzen Pfeil oben rechts in die Vergangenheit zurück blättern.

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Gespeicherte Ansicht verlassen

Um wieder zu unserer Standardansicht zurück zu kehren, muss man nun nur noch auf den Edelstein tappen (oder auf das Icon, das man der gespeicherten Ansicht zugewiesen hat ) und "Beenden" wählen.

Schon ist alles wieder beim Alten.

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Für jede Kategorie eine eigene Listenansicht

Ich habe mir für jede meiner Kategorien eine eigene, gefilterte Listenansicht gespeichert. So kann ich mir schnell über eine bestimmte Gruppe von Terminen, z.B. Schulungen, Feiertage, Geburtstage, Kinder, Urlaub etc., einen Überblick verschaffen. Aber das muss jeder selbst heraus finden, was ihm da am liebsten ist.

In der nächsten Folge, filtern wir nach Terminen mit dem gleichen Icon. Weil jetzt habe ich keine Zeit mehr. Ich muss erst mal zum Frisör! :-) Schließlich will ich ja hübsch zum PUM kommen!

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Mittwoch, 14.03.2007
Folge 8:
Termine nach Icon filtern und als persönliche Ansicht speichern

In der letzten Folge haben wir Termine nach Kategorie gefiltert. In dieser Folge wollen wir das Termin-Icon als Filterkriterium nutzen.

Leider ist es so, dass das Palm OS nur maximal 15 Kategorien unterstützt. Mehr geht nicht. Man muss deshalb mit seinen Kategorien haushalten und kann nicht für jede Art von Termin eine eigene Kategorie anlegen. Deshalb ist es sehr praktisch, dass DateBk auch Termine mit dem gleichen Icon herausfiltern kann. Ich nutze beispielsweise die Kategorie "Freizeit" sehr häufig. Da fällt so manches darunter: Einladungen bei Bekannten, Kino-Besuche, Wanderungen, Ausflüge etc. und auch alle möglichen Aktivitäten rund um mein Hobby "Palm". Hin und wieder möchte ich eine separate Liste haben, die mir nur die Termine anzeigt, die mit Palm zu tun haben. Um dies möglich zu machen, brauchen die Termine ein gemeinsames Erkennungsmerkmal. Ich nutze dafür das Palm-Icon.

Ein Freizeit-Termin mit Palm-Icon.

Wichtig bei der ganzen Geschichte ist natürlich auch, dass man sich beim Erstellen von Terminen eine gewisse Disziplin und eine strukturierte Vorgehensweise angewöhnt. Man sollte deshalb jeden Termin mit einer Kategorie belegen und bei Bedarf auch ein passendes Icon zuweisen. Dann kann man die Filtermöglichkeiten von DateBk wunderbar nutzen.

Auch bei dieser Folge gilt wieder:
Achtung! Meine Anleitung geht davon aus, dass ihr euch in der Standard-Ansicht befindet und nicht bereits in einer gespeicherten Ansicht. Prüft das sicherheitshalber nach: tappt auf den Edelstein (schwarze Raute) und schaut, ob der Button "Beenden" anwählbar ist. Wenn ja, dann bedeutet das, dass ihr in einer gespeicherten Ansicht drin seid. Tappt deshalb auf "Beenden". Nun seid ihr in der Standard-Ansicht. Richtet euch die erst so her, wie ihr es möchtet. Erst danach macht mit der nachfolgenden Anleitung weiter. Ich übernehme keine Gewähr, wenn ihr euch vorhandene Ansichten verhuddelt!

In Folge 6 haben wir gesehen, dass man in DateBk einem Termin ein beliebiges Icon aus der Icon-Sammlung zuweisen kann. Diese Möglichkeit machen wir uns nun für die Filterung zunutze.

• Wir wechseln in die Listenansicht .
• Von hier aus rufen wir die Anzeigeoptionen auf:
  
  Menü - Opt. - Anzeigeoptionen...
   
• Im Dialogfenster Anzeige Optionen können wir mit einem Tap rechts neben "Icon:" die Symbolpalette öffnen und uns das gewünschte Symbol aussuchen, z.B. das Palm-Logo.

Dialogfenster "Anzeige Optionen".

• Es ist sogar möglich, nach Terminen mit bis zu 4 unterschiedlichen Icons zu filtern! Dazu tappt man nicht rechts neben "Icon:", sondern links daneben auf das Optionskästchen . Daraufhin werden drei weitere Icon-Auswahl-Schaltflächen eingeblendet, die man mit beliebigen Icons bestücken kann:

Bis zu 4 Symbole können ausgewählt werden.

• Da ich in der Listenansicht keine Aufgaben sehen möchte, deaktiviere ich mir die Ansicht der Aufgaben, indem ich oben rechts unter "Aus Aufgaben-DB anzeigen:" die Optionsfläche "Keine" anwähle.
• Nachdem alle Icons gewählt sind, tappt man auf die Schaltfläche "OK" und erhält eine Terminliste, in der nur noch Termine enthalten sind, denen eines der zuvor ausgewählten Icons zugeordnet ist.

Alle meine Palm-Termine.

Terminliste als persönliche Ansicht speichern

Möchte man die gefilterte Liste öfters aufrufen, lohnt es sich wieder, daraus eine gespeicherte Ansicht zu machen.

• Auf den Edelstein tappen: .
• Schaltfläche "Neu" tappen:
• Ein Name für die Liste eintippen, z.B. "Palm-Termine"
• Evtl. noch ein Icon zuordnen.
• Mit "OK" abschließen:

Speicherung der Ansicht.

Ursprungsansicht wiederherstellen

Nachdem man die Listenansicht gespeichert hat, empfiehlt es sich, die ursprüngliche Ansicht wiederherzustellen:

• Im Menü - Opt. - Anzeigeoptionen... das Häkchen vor "Icon:" entfernen.
• Zur normalen Tagesansicht zurückkehren.

Gespeicherte Ansicht aufrufen

Nun kann die gespeicherte Ansicht bei Bedarf jederzeit wieder aufgerufen werden:

• Edelstein antippen .
• Name der gespeicherten Ansicht antippen, z.B. Palm-Termine.
• Die Listenansicht mit den gefilterten Terminen wird angezeigt.
• Zum Beenden der Ansicht wiederum auf den Edelstein tippen und "Beenden" wählen.

In der nächsten Folge zeige ich euch eine der genialsten Funktionen von DateBk. Neben Kategorien und Icons kann man nämlich die Termine auch nach x-beliebigem Termintext filtern.

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Donnerstag, 15.03.2007
Folge 9:
Termine nach Text filtern und als persönliche Ansicht speichern

Nachdem wir in den vorherigen Folgen unsere Termine bereits schon nach Kategorie und Icon gefiltert haben, folgt nun die Möglichkeit, Termine nach jeder beliebigen Zeichenfolge, also Text, Zahlen, Sonderzeichen, zu filtern. Ich halte diese Möglichkeit für ziemlich genial. Damit es es möglich, so ziemlich jeden individuellen Wunsch für eine Filterung zu erfüllen. Selbstverständlich ist auch eine Kombination aller 3 Filter, also Kategorien, Icons und Zeichenfolgen, möglich. Dadurch ergeben sich vielfältige Filtermöglichkeiten.

In der letzten Folge habe ich alle meine Palm-Termine mit Hilfe des Palm-Icons herausgefiltert. Diesmal möchte ich aber nur die Termine mit den Treffen der PUG Karlsruhe haben. Um Termine filtern zu können, müssen diese mindestens ein gemeinsames Merkmal haben. In diesem Fall ist dies der Text "PUG Karlsruhe". Nach diesem werden wir filtern.

• Wir wechseln wieder in die Listenansicht , denn die Möglichkeit nach Icon und nach Text zu filtern, gibt es nur in dieser Ansicht!
• Von hier aus rufen wir die Anzeigeoptionen auf:
  
  Menü - Opt. - Anzeigeoptionen...
   
• Im Dialogfenster Anzeige Optionen aktivieren wir die Checkbox "Text:" und tippen den zu filternden Text ein, in unserem Beispiel "pug karlsruhe".
  Macht euch keine Mühe wegen der Groß-/Kleinschreibung. DateBk unterscheidet das sowieso nicht. Falls notwendig, könnte man den Textfilter noch mit einem Iconfilter verknüpfen. In meinem Fall ist dies aber nicht notwendig. Der Text ist eindeutig genug.

Im Dialogfenster "Anzeige Optionen" filtern wir nach "pug karlsruhe".

• Da ich in der Listenansicht keine Aufgaben sehen möchte, achte ich darauf, dass auch in diesem Beispiel wieder die Ansicht der Aufgaben deaktiviert ist. Unter "Aus Aufgaben-DB anzeigen:" sollte deshalb die Optionsfläche "Keine" angewählt sein.
• Mit "OK" schließen wir die Einstellungen ab und erhalten eine Terminliste, in der nur noch Termine enthalten sind, bei denen die Zeichenfolge "PUG Karlsruhe" enthalten ist. Wir sehen alle Termine der Treffen der PUG Karlsruhe bis ins nächste Jahr hinein.

Liste aller Termine der PalmUserGroup Karlsruhe.

• Mit den beiden schwarzen Pfeilen oben rechts könnten wir vorwärts oder rückwärts blättern, wenn uns der angezeigte Zeitraum nicht passt. Dies geschieht in Tages-, Wochen oder Monatsschritten. Oder man wählt mit "Pick" ein ganz bestimmtes Anfangsdatum aus.

Auswahl der Zeitintervalle für das Vor- und Zurückblättern.

Terminliste als persönliche Ansicht speichern

Auch aus dieser gefilterten Liste machen wir wieder eine gespeicherte Ansicht.

• Auf den Edelstein tappen: .
• Schaltfläche "Neu" tappen:
• Ein Name für die Liste eintippen, z.B. "PUG Karlsruhe"
• Evtl. noch ein Icon zuordnen.
• Mit "OK" abschließen:

Speicherung der Ansicht "PUG Karlsruhe".

Ursprungsansicht wiederherstellen

Nachdem man die Listenansicht gespeichert hat, empfiehlt es sich, die ursprüngliche Ansicht wiederherzustellen:

• Im Menü - Opt. - Anzeigeoptionen... das Häkchen vor "Text:" entfernen.
• Zur normalen Tagesansicht zurückkehren.

Gespeicherte Ansicht aufrufen

Nun kann die gespeicherte Ansicht bei Bedarf jederzeit wieder aufgerufen werden:

• Edelstein antippen .
• Name der gespeicherten Ansicht antippen, z.B. "PUG Karlsruhe".
• Die Listenansicht mit den gefilterten Terminen wird angezeigt.
• Zum Beenden der Ansicht wiederum auf den Edelstein tippen und "Beenden" wählen

So, jetzt habt ihr alle Filtermöglichkeiten kennen gelernt. Und auch wie man Ansichten speichert, wisst ihr jetzt. Natürlich gibt es noch endlos weitere Anwendungsmöglichkeiten. Lasst euerer Phantasie freien Lauf!

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Freitag, 16.03.2007
Folge 10:
Termin- und Aufgaben-Vorlagen speichern

Hat man häufig gleiche oder ähnliche Termine oder Aufgaben einzutragen, lohnt es sich, dass man diese als Vorlage speichert. Bei Bedarf erspart man sich dann das Eintippen des Textes und das Setzen der dazugehörigen Parameter wie Kategorie, Icon, Uhrzeit etc.

Als Vorlage speichern

Jeden bereits eingetragenen Termin oder Aufgabe kann man zu einem Muster für zukünftige Einträge machen. Um eine Vorlage zu erstellen, tappt man in den Termin- oder Aufgabentext und wählt

Menü - Eintrag - Eintr. als Vorlage speich.

Anschließend landet man direkt wieder im ursprünglichen Eintrag. Die Termin- und Aufgabenvorlagen werden als normale Einträge am 01.01.2020 eingetragen.

Vorlage benutzen

Um die Vorlage zu benutzen, wählt man den Tag an, an dem der Termin oder die Aufgabe eingetragen werden soll. Dann tappt man auf die Schaltfläche "V" (Vorlage):

Im englischsprachigen DateBk stellt das Symbol ein "T" dar. Das "T" steht für "Template", auf deutsch "Vorlage".

Es klappt eine Liste mit allen bereits vorhandenen Termin- und Aufgabenvorlagen auf.

Nach Antippen der gewünschten Vorlage wird an der zuvor gewählten Stelle eine Kopie der Vorlage eingefügt. Diese kann nun noch nach Belieben verändert und angepasst werden, z.B. Anfangs- und Endzeit. Die Vorlage bleibt davon unberührt.

Vorlage ändern

Möchte man eine Vorlage im nachhinein abändern oder löschen, ruft man über das "V" wiederum die Vorlagenliste auf und tappt auf "Geh.zu/Änd." und landet beim 01.01.2020.

Hier können die Einträge ganz normal bearbeitet oder gelöscht werden. Danach springt man wieder zum normalen Datumsbereich zurück, z.B. durch Antippen des Symbols für die Tagesansicht.

So einfach ist das!

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Montag, 19.03.2007
Folge 11:
Flexible Termine (Floating Events) - Aufgaben mit Uhrzeit

Begriffsdefinitionen

Die "flexiblen Termine" bzw. die "floating events", wie sie im englischen Handbuch genannt werden, stellen eine Besonderheit von DateBk dar. Ursprünglich stammen sie noch aus der Version DateBk 3. Zu dieser Zeit gab es noch keine Aufgabenanwendung und flexible Termine wurden deshalb als Ersatz für die fehlenden Aufgaben programmiert. Obwohl es inzwischen auch eine eigenständige Aufgabenanwendung auf dem Palm gibt, hat man die flexiblen Termine in DateBk beibehalten. Sie stellen eine Art Zwitter zwischen Aufgaben und Terminen dar.

Aufgabe
Eine Aufgabe ist eine Pflicht, etwas zu erledigen. Dabei spielt es in der Regel keine Rolle, wann genau, also um wie viel Uhr oder an welchem Tag, die Aufgabe erledigt wird. Wichtig ist nur, dass sie spätestens bis zu einem bestimmten Fälligkeitstermin erledigt wird. Aufgaben werden in der Aufgabendatenbank gespeichert.

Termin
Ein Termin ist ein Ereignis, das an einem bestimmten Datum zu einer bestimmten Uhrzeit stattfindet muss. Termine werden in der Kalenderdatenbank gespeichert.

Flexibler Termin
Ein flexibler Termin stellt im Sinne von DateBk eine Aufgabe dar, die zu einer bestimmten Uhrzeit erledigt werden muss. Wird sie nicht erledigt, verschiebt sich die Aufgabe automatisch auf den nächsten Tag auf die gleiche Uhrzeit bis der Termin als erledigt gekennzeichnet wird. Flexible Termine werden in der Kalenderdatenbank gespeichert.

Beispiel:
Nehmen wir mal an, wir möchten Theaterkarten telefonisch vorbestellen. Aber das Telefon des Theaterbüros ist leider nur von 10.00 - 11.00 Uhr besetzt. D.h., wenn wir anrufen, muss es innerhalb dieser Zeitspanne geschehen. Ob wir heute, morgen oder übermorgen anrufen, ist ziemlich egal. Um diese Aufgabe nicht zu vergessen und vor allem zum richtigen Zeitpunkt zu erledigen, ist ein flexibler Termin genau das Richtige. Kommen wir heute nicht dazu, die Karten zu bestellen, wird der Termin automatisch auf morgen verschoben usw..

Flexiblen Termin eintragen

Um einen flexiblen Termin einzutragen, erfasst man zunächst einmal einen ganz "normalen" Termin, also "Theaterkarten vorbestellen!" mit Uhrzeitangabe "10.00 - 11.00 Uhr":

Um den normalen Termin zu einem flexiblen Termin zu machen, geht man in die Termindetails und aktiviert die Option "Flex.:".

Selbstverständlich kann man wie bei jedem normalen Termin auch Attribute wie Alarm, Wiederholung, Kategorie oder  Icon zuordnen. Mit "OK" kehrt man in die Kalenderansicht zurück. Das Besondere an diesem flexiblen Termin ist der weiß-rote Kreis rechts außen:

Er dient zum Abhaken des Termins, sobald er erledigt ist. Ist er noch nicht abgehakt, wird der flexible Termin automatisch auf den nächsten Tag verschoben. Das geht so lange, bis er abgehakt ist:

Über die Neu-Schaltfläche

Sofern man es nicht in den Optionen deaktiviert hat, kann man natürlich auch über die Neu-Schaltfläche direkt einen neuen, flexiblen Termin anlegen:

Flexible Termine ausblenden

In folgenden Ansichten können flexible Termine über die Anzeigeoptionen auch ausgeblendet werden:

• Graphische Wochenansicht
• Wochenansichten (1, 2, 1/2)
• Monatsansichten (Zeit, Icons, Text, Frei)
• 4-Monatsansicht (nur erledigte flexible Ereignisse)
• Jahresansicht (nur erledigte flexible Ereignisse)

Menü - Opt. - Anzeigeoptionen...

Synchronisation mit dem Desktop

Im Palm Desktop oder in Outlook erscheinen flexible Termine als ganz normale Termine.

Aufgabe in flexiblen Termin umwandeln und umgekehrt

Über den Befehl

Menü - Allg. - Konv.Flex.<->Aufgabe

kann man jede Aufgabe in einen flexiblen Termin bzw. jeden flexiblen Termin in eine Aufgabe umwandeln. Das gilt natürlich auch für "normale" Termine. Man muss sie nur mit der Option "Flex.:" zu einem flexiblen Termin machen.

So, das waren ein paar Informationen zu den flexiblen Terminen von DateBk. Wäre ich Horst Schlämmer, würde ich jetzt sagen: "So, Freunde, wisst ihr Bescheid!"

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Dienstag, 20.03.2007
Folge 12:
Termin direkt mit einem Kontakt verlinken

Oftmals möchte man zum Termin mit einer Person schnell deren Adresse oder Telefonnummer nachschlagen. DateBk bietet eine komfortable Möglichkeit, ohne große Sucherei im Adressbuch einen Link direkt zum Kontakteintrag der Person hinzuzufügen.

Link erstellen

Möchte man ohne große Sucherei im geteilten Bildschirm schnell eine Adresse finden, um ihn mit einem Termin zu verlinken, geht man folgendermaßen vor:

1. Im Termintext muss der Name des Kontakts vorkommen (Nachname und/oder Vorname).
2. Den Namen im Termintext markieren.

Namensteil markieren.

3. Auf das Link-Symbol tappen:
4. Automatisch öffnet sich der geteilte Bildschirm und zeigt nur noch Adressen, in denen der markierte Namensteil vorkommt. Neben dem Kontakt wird ein kleines rotes "F" angezeigt. Es signalisiert, dass die Adressenliste gefiltert ist. Den Filter könnte man aufheben, indem man auf das "F" tappt.

Der geteilte Bildschirm öffnet sich automatisch und filtert die Adressen.

5. In der Filterliste auf die gewünschte Adresse tappen. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster "Verknüpfung erz.":

Für einen einfachen Link muss nur die erste Option aktiviert sein.

6. Hier sollte auf jeden Fall die Option "Verkn. zu Adreßbuch" aktiviert sein.
   Mit "Anhäng. an Beschr. Feld" kann man den Namen, den Firmennamen oder die Telefonnummer zum Termintext hinzufügen lassen.
   "Log ins Adreßbuch Notiz" trägt einen Logeintrag in das Notizfenster der Adresse ein.
7. Mit "OK" schließt sich der geteilte Bildschirm wieder automatisch und ´rechts neben dem Termin erscheint das Linkssymbol:

Termin mit hinzugefügtem Linksymbol.

Link folgen

Um dem Link zu folgen genügt ein Tapp auf das Linksymbol . Gibt es nur ein Linkziel, wird die Adresskarte sofort geöffnet. Mit einem Tapp in das Adressfenster kehrt man zum Termin zurück.

Link löschen

Um einen Link wieder zu löschen, wählt man die Termindetails an, indem man in den Termintext den Cursor stellt und auf die Details-Schaltfläche tappt.

Details-Dialogfenster.

Im Details-Dialogfenster tappt man auf das Linksymbol . Im darauffolgenden Fenster kann man mit der Schaltfläche "Löschen" den Link entfernen.

Der Link zur Adresse Bimbelhuber kann gelöscht werden.

Nachdem man auf "Löschen" getappt hat, wird der Link gelöscht und man kehrt zum Termindetails-Fenster zurück. Mit "OK" landet man wieder in der Kalenderansicht. Das Linksymbol rechts außen fehlt nun.

Mehrere Links hinzufügen

Sehr nützlich kann es auch sein, einen Termin mehrfach zu verlinken, z.B. zu einer zweiten Adresse und einem Merkzettel. Dazu tappt man einfach erneut unten auf das Linksymbol . Sollte der geteilte Bildschirm nicht den gewünschten Inhalt anzeigen, kann man über den roten Pfeil oben links neben dem Datum die Anwendung wechseln (Adreßbuch, Aufgabenliste oder Merkzettel).

Sind mehrere Links hinterlegt, werden diese angezeigt, sobald man auf das Linksymbol neben dem Termin tappt. Mit einem weiteren Tapp auf den entsprechenden Link, wird das Linkziel angesprungen. Um von einem Merkzettel zum Termin zurück zu gelangen, tappt man lediglich auf "Fertig" und landet damit wieder beim Termin.

Die Verlinkung mit Adressbucheinträgen birgt noch einige weitere Möglichkeiten, auf die ich in einer der späteren Folgen eingehen werde.

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Mittwoch, 21.03.2007
Folge 13:
Kontaktmanagement mit Terminvorlagen

Wie mächtig DateBk ist, möchte ich euch in dieser Folge demonstrieren. Wir werden DateBk nicht nur zum rationellen Eintragen von Terminen über Vorlagen nutzen, sondern auch eine automatische Verknüpfung zu den Adressbucheinträgen herstellen und die Termine in der Kontakte-Notiz als Logbucheintrag protokollieren. Voraussetzung für diese Folge ist die Kenntnis der Folgen 10 (Vorlagen) und 12 (Verlinkungen).

Beispielszenario:

Wir sind im Außendienst tätig und möchten regelmäßig unsere Kunden besuchen. Das Eintragen der Besuchstermine in DateBk soll möglichst ohne viel Tipparbeit vonstatten gehen. Außerdem soll in den Termintext automatisch der Vor- und Nachname, die Firma, PLZ, Ort, Straße und die Telefonnummer aus dem Adressbuch übernommen werden. Des Weiteren soll automatisch zum Adressbucheintrag verlinkt werden und im dortigen Notizfeld ein Logbucheintrag des Besuchstermins eingetragen werden. Später, z.B. am Jahresende, möchten wir über die Kontakte-Notiz sehen können, wann und wie oft wir den Kunden besucht haben.

Erstellen einer Anruf/Aktions-Vorlage (Call/Action Template)

Als Vorbereitung zum Erstellen einer Vorlage tragen wir zuerst einen "normalen" Termin an einem beliebigen Tag zu einer beliebigen Uhrzeit ein. Eine Kategorie ordnen wir sinnvollerweise auch gleich zu:

So beginnt es: mit einem ganz normalen Termin

Call Tags zum Termintext hinzufügen

Damit aus der dazugehörenden Kundenadresse automatisch bestimmte Kontakt- und Adressteile in den Termintext eingetragen werden, fügen wir nun noch sog. Call Tags hinzu. Diese beginnen mit jeweils zwei Tilden (~~) gefolgt von einem Feldnamen, der DateBk anweist, welches Kontaktefeld es übernehmen soll.

Vorlagen Call Tag:
Ganz am Anfang des Termintextes muss der Call Tag "~~call" eingetragen werden. Dadurch erkennt DateBk, dass es sich um eine Anruf/Aktions-Vorlage handelt.

Vorangestellter Call Tag "~~call"

Weitere Call Tags hinzufügen:
Nun können weitere Call Tags in beliebiger Reihenfolge hinzugefügt werden.

DateBk nimmt grundsätzlich die Adressenbestandteile der ersten Adresse, die im Kontakt aufgelistet wird. Das kann die geschäftliche, die private aber auch die andere Adresse sein. Ebenso ist es auch mit der Telefonnummer.

Weitere Adressen-Call Tags

Weitere Call Tags können im englischsprachigen DateBk6-Handbuch auf Seite 91 nachgeschlagen werden.

Call Tag für die Verlinkung zum Adressbuch:
Damit der Kundenbesuchstermin automatisch mit der Adresse im Adressbuch verlinkt wird, fügen wir noch den Call Tag "~~link" mit ein:

Termintext mit eingefügtem "~~link"-Call Tag

Call Tag für Logbucheintrag ins Kontakte-Notizfeld:
Damit der Besuchstermin automatisch als Logbucheintrag in das Notizfeld des Kontakts eingetragen wird, müssen wir in das Termin-Notizfeld noch den Call Tag "<LogAll>" hinzufügen.

Call Tag "<LogAll"> im Notizfeld des Termins

Termin mit Call Tags als Vorlage speichern

Nun haben wir alle notwendigen Call Tags beisammen und können diesen Termin als Terminvorlage abspeichern. Dazu gehen wir ins Menü "Eintrag" und wählen "Eintr. als Vorlage speich."

Menü - Eintrag - Eintr. als Vorlage speich.

Das Menü klappt zwar gleich wieder zu, aber der Termin wurde bereits als Vorlage gespeichert und unter dem 01.01.2020 eingefügt.

Nun können wir unseren Mustertermin löschen.

Anruf/Aktions-Vorlage benutzen

Nun kommt der große Test! Wir wollen einen neuen Kundenbesuchstermin eintragen. Der Kontakt muss sich bereits im Adressbuch befinden. Unser Kunde heißt "Bimbelhuber".

Zum Aufrufen der speziellen Anruf/Aktions-Vorlage tappen wir auf die Schaltfläche "Neu" und wählen aus dem Menü "Anruf/Aktion" aus.

Aus dem "Neu"-Menü den Befehl "Anruf/Aktion" auswählen

Es öffnet sich automatisch der geteilte Bildschirm und zeigt die Adressliste aus der Kontakteanwendung an. Wir suchen nach unserem Kunden "Bimbelhuber" und tappen auf ihn, sobald wir ihn gefunden haben (Anfangsbuchstaben eintippen).

Kunde Bimbelhuber wurde gefunden.

Hat man bereits mehr als eine Anruf/Aktions-Vorlage gespeichert, wird ein Auswählfenster angeboten, aus dem man die gewünschte Vorlage auswählt. Hat man nur eine, wird dieses Auswahlfenster nicht angezeigt.

Mehrere Anruf/Aktions-Vorlagen stehen zur Auswahl.

Als nächstes wird einem das Dialogfenster "In Adress-Notiz eintragen" angezeigt. Hier kann man wählen, ob man den Termintext (Beschreibung) und/oder weiteren Text und/oder einen Datum & Zeit-Stempel hinzufügen will. Diese Informationen werden in das Notizfeld des Kontakts (nicht des Termins) eingetragen und dienen als Logbucheintrag. Ich empfehle die Option "Beschreibung anhängen" zu deaktivieren, da sonst der Logbucheintrag sehr umfangreich und unübersichtlich wird. Stattdessen sollte man einen kurzen Text unter "Text einfügen" eintippen bzw. auswählen.

Auswahl zusätzliche Notizeintragungen.

Mit "OK" wird der Kundenbesuchstermin mit samt den Adressbuchbestandteilen eingetragen:

Der fertig eingetragene Besuchstermin mit eingefügten Adressenbestandteilen.

Logbucheinträge im Kontakte-Notizfeld anschauen

Will man nun sehen, wie oft man den Kunden Bimbelhuber in letzter Zeit besucht hat, braucht man nur in der Kontakteanwendung die Adresse "Bimbelhuber" aufrufen und einen Blick in die Notiz werfen. Alle Besuchstermine werden fein säuberlich mitprotokolliert:

Über das Notizfeld im Adressbuch erhält man einen schnellen Überblick der getätigten Besuche.

Ist das nicht oberaffengeil?

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Donnerstag, 22.03.2007
Folge 14:
Telefonnummer direkt aus dem Text heraus wählen

Der nachfolgende Tipp stammt vom MPMUSIK aus dem Nexave-Forum. Herzlichen Dank dafür!

Popup-Menü

DateBk ist in der Lage, eine Telefonnummer zu erkennen, die im Beschreibungstext, im Ort oder im Notizfeld eines Termins oder einer Aufgabe steht. Diese kann dann über den Befehl "Wähle Telefon#" direkt angewählt werden (vorausgesetzt man hat einen Treo oder ein Handy an den Handheld angeschlossen). Allerdings ist der Befehl nur über das Popup-Menü anwählbar. Deshalb sind einige Vorbereitungen notwendig, um diese Funktion zu nutzen.

Popup-Menü anpassen

Zunächst muss der Befehl "Wähle Telefon#" ins Popup-Menü aufgenommen werden. Dazu wählt man den Befehl an:

Menü - Opt. - Einstellungen - Popuplisteneinst.

In diesem Dialogfenster den Eintrag "Wähle Telefon#" suchen, markieren und dann mit dem roten Pfeil nach oben zu den anderen aktiven Popuplisteneinträge verschieben. Dies muss sowohl im Dialogfenster für Termine als auch für Aufgaben vorgenommen werden. Mit "OK" das Dialogfenster verlassen.

Telefonwahl Trennzeichen angeben

Damit die Wählfunktion einwandfrei funktioniert, muss man dem DateBk noch mitteilen, woran es eine Telefonnummer erkennen kann. Dazu wählt man die nächste Option an:

Menü - Opt. - Einstellungen - Weitere erw. Einst.

Trennzeichen angeben

Im Dialogfenster kann man nun neben "Telefonwahl Trennzeichen" mehr oder weniger Zeichen angeben, die typisch für eine Telefonnummer sind. Ich habe das Plus +, einen Leerschritt, Klammer auf (, Klammer zu ) und den Schrägstrich / eingetragen.
Damit ich nicht vor jeder Telefonwahl noch extra gefragt werde, ob ich wählen lassen möchte, habe ich auch die Option "Telefonnummer nicht bestätigen" aktiviert.
Mit "OK" können wir die Einstellungen verlassen.

Telefonnummer wählen lassen

Um eine Telefonnummer wählen zu lassen, muss der Cursor in einem Eintrag stehen (Termin oder Aufgabe), der eine Telefonnummer enthält.

Nun ruft man das Popupmenü auf, indem man entweder

• mit dem Stylus auf den Eintrag tappt und darauf getappt bleibt, bis sich das Popupmenü öffnet,
• oder, und das dürfte besonders für Treo-User interessant sein, die Tasten Option + Leertaste drücken.

+

Im aufgeklappten Popupmenü kann man nun den Befehl "Wähle Telefon#" wählen.

Popup-Menü

Daraufhin wird die Telefonanwendung aufgerufen und die Telefonnummer angewählt.

Der Treo wählt die Telefonnummer an.

Sehr bequem und ohne Zusatzsoftware!

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Freitag, 23.03.2007
Folge 15:
Treo-Tastenkombinationen

DateBk unterstützt die Tastatur der Treos. Hier habe ich eine Liste mit den wichtigsten Tastenkombinationen zusammen gestellt (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

	Kalender	Durch Ansichten blättern, sofern eingestellt: Menü - Opt. - Einstellungen... - Ansichten - Datum: 2
	Mitteltaste	Zum heutigen Tag (wenn nichts gewählt) Details-Dialogfenster (Cursor im Ereignis)
	Menü	1 x drücken: 2 x drücken: 3 x drücken:	Hauptmenü Menü des geteilten Bildschirms Menü schließen
	Option + Punkt	Persönliche Ansichten öffnen
	Rücktaste	Persönliche Ansichten schließen
	Option + Rücktaste	Erledigt <> Nicht Erledigt (Cursor im Ereignis)
	Option + Return	Iconauswahl öffnen (Cursor im Ereignis)
	Option + Leer	Popup-Menü öffnen (Cursor im Ereignis)

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Samstag, 24.03.2007
Folge 16:
Standardansichten einrichten

Spätestens seit Folge 3 wissen wir, dass DateBk zahlreiche Standardansichten mitliefert. Jede dieser Ansichten kann der DateBk-Benutzer nun noch in gewissem Umfang nach seinen eigenen Wünschen einrichten. Wir gehen deshalb einmal alle Standardansichten der Reihe nach durch und schauen, was uns zur Konfiguration angeboten wird. Alle Einstellungen kann man sich natürlich auch in unterschiedlichen Kombinationen in persönlichen Ansichten speichern. Wie das geht, haben wir ja schon in den Folgen 5, 7, 8, 9 gesehen. In den jeweiligen Anzeigeoptionen sollte man wenigstens ein Mal in seinem DateBk-Leben drin gewesen sein, um seine persönlichen Präferenzen festzulegen.

Jede Standardansicht bietet andere Anzeigeoptionen. Bevor man die Anzeigeoptionen aufruft, sollte man sich deshalb bereits in der Ansicht befinden, bei der man die Optionen einsehen bzw. ändern will.

In die Anzeigeoptionen gelangt man über:

Menü - Opt. -Anzeigeoptionen...

Tagesansicht

Um möglichst viele Termine im kleinen Treo-Bildschrim angezeigt zu bekommen, habe ich mir die Option "Tagesansicht kompr." aktiviert. Damit werden leere Terminzeilen ausgeblendet.

Um "Icons" zu sehen, muss die Icons-Datenbank installiert sein und dem Termin über Kategorien oder durch manuelle Auswahl ein Icon zugeordnet sein. Wie das genau funktioniert, werden wir in einer der nächsten Folgen behandeln.

Ist diese Option aktiviert, wird beim Drücken der Bildlauftasten zunächst an den Anfang bzw. das Ende des aktuellen Tags geblättert, und erst dann zum vorigen bzw. nächsten Tag gewechselt.
Ist sie nicht aktiviert, springt der Focus am Ende des Tages auf die "Neu"-Schaltfläche. Will man zum nächsten Tag blättern, drückt man 1x die nach-oben-Taste und anschließend die nach-rechts-Taste.

Mit "Zeitleisten" sind die Linien links neben der Uhrzeitspalte gemeint, die senkrecht vom Terminanfang bis zum Terminende verlaufen. Zeitleisten können nur dann eingeblendet werden, wenn auch die Endzeiten angezeigt werden.

Ist die Option "Endzeiten" aktiviert, wird in der Detailanzeige zu jedem Eintrag auch die Endzeit eingeblendet.

Ist "Popup Menüs" aktiviert, wird ein Menü eingeblendet, sobald man in eine nicht leere Terminzeile tappt und den Stylus getappt hält. Hier findet man einige Befehle, die man mit dem gerade angewählten Termin ausführen lassen kann. Welche Befehle das Popup Menü anzeigt, ist ebenfalls individuell einstellbar. Dazu wählt man Menü - Opt. - Einstellungen - Popuplisteneinst..

Hinter der Liste "Normale Schrift" werden einem drei verschiedene Schriftgrößen angeboten: normal, klein und sehr klein.

Normal
Klein
Sehr klein

Die aktivierte Option "Scroll für nächstes Ereignis" zeigt in der Tagesansicht möglichst zukünftige statt vergangene Termine an. Das bedeutet, dass der zur Verfügung stehende Platz am Bildschirm eher für die Anzeige der nachfolgenden Termine verwendet wird, anstatt noch eine oder mehrere restliche Zeilen vom vorherigen Termin anzuzeigen.

Mit "Maximal darstellbare Linienzahl" kann man einstellen, wie viele Zeilen des Termintextes angezeigt werden sollen, entweder alle Zeilen oder nur 1-5 Zeilen.

Die Stunden- bzw. Minutenanzahl hinter "Standarddauer:" legt die Dauer fest, die voreingestellt sein soll, wenn man einen neuen Termin anlegt.

Der Sinn dieses Punkts ist nicht nur, eine (beliebige) Palm-Anwendung zu starten, wenn "Starte Anw." in der Auswahlliste der Schaltfläche "Neu" ausgewählt wird, sondern dieser wird zugleich das in DateBK ausgewählte Datum als Parameter übergeben. So könnte man beispielsweise das Logbuch-Programm DayNotez (Creator-ID "NDNz") einbinden.

Beispiel mit DayNotez:

In DateBk wurde der 20.03.2007 angewählt. Wenn von diesem Tag aus auf die Schaltfläche "Neu" getappt wird und "Starte Anw." gewählt wird, startet die externe Anwendung "DayNotez", das Datum wird übergeben und DayNotez zeigt sofort den Tag mit dem gleichen Datum an. So kann man sofort die eventuell an diesem Tag bereits vorhandenen Tagebucheinträge sehen oder über "Neu" direkt für diesen Tag einen neuen Eintrag erstellen.

Neben "Neu:" kann ausgewählt werden, welche Funktion die Neu-Schaltfläche ausführen soll, wenn auf sie in der Tagesansicht getappt wird. "Alle" bietet eine Liste mit allen verfügbaren Funktionen an. Hat man nur eine einzige Funktion als Belegung bestimmt, z.B. "Termin", kann dennoch eine komplette Liste durch Tappen und Halten geöffnet werden!

Neben "Zeit-Teilg." kann ausgewählt werden, mit welchen Zeitintervallen die Zeitskala in der Tagesansicht angezeigt werden soll. Es gibt 1 Stunde, 45, 30 und 15 Minuten. Ich habe eher Termine, die mehrere Stunden lang sind, z.B. Schulungen von 9.00 - 16.00 Uhr. Deshalb ist für mich die "grobe" 1-Stunden-Einteilung die beste Wahl.

Neben "ToDo's:" kann man wählen, wie die Aufgabenliste in der Tagesansicht angezeigt werden soll. Mit "Integriert" wird die Aufgabenliste direkt ober- oder unterhalb der Tagesansicht angezeigt. "Geteilt" bedeutet, dass der Bildschirm durch einen verschiebbaren Trennbalken geteilt wird und ebenfalls ober- oder unterhalb angezeigt wird. Das geteilte Fenster ruft man über den Pfeil oben links und "Aufgabenliste" auf. Über das Pfeilmenü und "Fenster schließen" kann der geteilte Bildschirm wieder entfernt werden. Ob die Aufgaben oben oder unten platziert werden, bestimmt man mit der Auswahlliste rechts daneben. "Verbergen" blendet die Aufgabenliste komplett aus.

Damit hätten wir alle Anzeigeoptionen der Tagesansicht besprochen. Gut, dass wir darüber geredet haben! :-)

Graph. Wochenansicht

Die graphische Wochenansicht bietet nicht ganz so viele Möglichkeiten. Mit "Icons anzeigen" kann man wählen, ob in den Terminbalken ein zugeordnetes Icon angezeigt werden soll oder nicht.

Die Option "Flex. Ereignisse ausblenden" blendet die Terminbalken von flexiblen Ereignissen aus oder ein. Flexible Ereignisse sind Aufgaben, die zu einer bestimmten Uhrzeit erledigt werden sollen. Werden sie nicht als erledigt gekennzeichnet, wandern sie automatisch auf den nächsten Tag zur gleichen Uhrzeit.

Da ich kein Gerät mit Jog Dial oder Wheel besitze, kann ich zu der Option "Jog Dial/Wheel" leider nichts sagen. Bei meinem Treo 680 und TX kann ich keinen Unterschied feststellen zwischen aktiviert und nicht aktiviert.

Die Liste "Angezeigte Stunden:" lässt einem auswählen, wie viele Stunden man von einem Tag sehen möchte. Mehr Stunden verkürzen die Balken, weniger Stunden verlängern die Balken. Meine Lieblingseinstellung sind 12 Stunden.

12 Stunden	2 Stunden

Wochenansichten (1, 2, 1/2)

Die drei Wochenansichten für eine Woche, zwei Wochen und halbe Woche haben die gleichen Anzeigeoptionen.

Die Option "Einzeleinträge umbrechen" bezieht sich nur auf Tage, an denen nur ein einziger Termin eingetragen ist.  Ist diese Option aktiviert, sieht man mehr als nur eine Textzeile vom Termintext. Im übrigen werden alle anderen Termine nur einzeilig dargestellt.

"Einträge in Detailanzeige umbr." bewirkt, dass der Text von so vielen Einträgen wie möglich umgebrochen wird, wie auf 16 Bildschirmzeilen dargestellt werden kann. In die Detailanzeige gelangt man, wenn man in einer der drei Wochenansichten in einen Tagesabschnitt tappt:

Mit "Flex. Ereignisse ausblenden" lassen sich flexible Termine aus- bzw. einblenden.

Ist "Tippen -> Tagesansicht" aktiviert, gelangt man durch Tippen auf eine Tageszelle direkt zur Tagesansicht des entsprechenden Tags anstatt zur Detailansicht. Ist diese Option nicht aktiviert, gelangt man in die Detailtagesansicht und kann durch erneutes Tippen wieder zur Wochenansicht zurück kehren.

"Endzeit einblenden" zeigt die Endzeit jedes Ereignisses in der Detailansicht an.

"Logbuch" zeigt den Logbucheintrag in der Wochenansicht an. Ansonsten wird er verborgen.

Mit Logbuch-Eintrag	Ohne Logbuch-Eintrag

Aus der Schriftgrößenliste kann aus drei verschiedenen Schriftgrößen gewählt werden.

"Icons" zeigt die Icons an, die dem Termin entweder direkt oder über die Kategorie oder Zeitzone zugeordnet wurden.

Mit den Schaltlfächen "Oben", "Unten", "Ausbl." bestimmt man, wo die Aufgaben angezeigt werden sollen.

"Aufgaben-Prio ausblenden" blendet die Anzeige der Aufgaben-Prioritäten aus.

Tipp:

Das Blinken des Tagesdatums kann durch das Eingeben eines Punktes im Graffiti-Bereich aus- oder eingeschaltet werden. Um einen Punkt über den Graffiti-Bereich einzugeben, muss zwei mal getappt werden. Bei den Treos genügt das einmalige Drücken eine Punkts über die Tastatur!

Monatsansichten (Text, Icon, Frei)

Ereignisse mit Uhrzeit kann man mit der Option "Mit Uhrzeit einblenden" ein- oder ausblenden.

Zeitlose Ereignisse kann man mit der Option "Ohne Uhrzeit einblenden" ein- oder ausblenden.

Sich täglich wiederholende Ereignisse kann man mit der Option "Tägl. Wdh. einblenden" ein- oder ausblenden.

Die Icons von Ereignissen können mit der Option "Icons f. Kat./Zeitzone anzeigen" ein- oder ausgeblendet werden.

Ereignissen, denen kein Icon zugewiesen ist, kann stattdessen ein + Plus-Zeichen zugewiesen werden.

Wenn die Option "Nur Tage im akt. Mon. einblend." nicht aktiviert ist, werden Tage außerhalb des aktuellen Monats in einem hellen Grau oder einer anderen Schrift dargestellt. Ansonsten werden nur leere Karos angezeigt.

Ist die Option "TippenUndHalten wie 4/Mo/Jahr" aktiviert, erhält man eine Popup-Liste der Ereignisse des aktuellen Tags, wenn man kurz in das Tagesfeld der Monatsansicht tappt und kann mít TippenUndHalten zum entsprechenden Tag in der Tagesansicht springen. Andernfalls arbeitet die Monatsansicht wie das Datumsauswahlfenster: schnelles Tippen springt sofort zur Tagesansicht, TippenUndHalten zeigt eine Liste der Ereignisse.

Ist die Option "Kleine Icons benutzen" aktiviert, werden Icons in der halben Größe verwendet. Dadurch können zweimal so viele Icons in jeder Zelle angezeigt werden. (Nur bei PDAs mit hochauflösendem Display.)

Mit "Flex. Ereignisse ausblenden" lassen sich flexible Ereignisse aus- bzw. einblenden.

Jahresansicht/4 Monats-Ansicht

Die Option "Erl. Flexible/Ereignisse ausbl." blendet normale und flexible Ereignisse, die durchgestrichen oder als erledigt markiert sind, aus oder ein.

Die Option "Ohne Uhrzeit ausblenden" blendet zeitlose Ereignisse aus oder ein.

Die Option "Ohne Dauer ausblenden" blendet alle Ereignisse, deren Start- und End-Zeit identisch ist, also keine Dauer besitzt, aus bzw. ein.

Die Option "Ausblenden< x.x Stunden" ermöglicht es, alle Ereignisse auszublenden, deren Dauer kleiner ist als der Wert, der in der Auswahlliste angezeigt wird.

Die Option "Tägliche Wdh. Ausblenden" blendet Ereignisse mit täglicher Wiederholung aus bzw. ein.

Die Option "Ohne Icon ausblenden" blendet alle Ereignisse, denen kein Icon zugewiesen wurde, aus bzw. ein.

Die Option "Nur Ereignisse mit Icon" zeigt nur Ereignisse mit einem bestimmten Icon an. Dieses Icon kann aus einem Auswahlfenster ausgewählt werden. Zu beachten ist, dass man Icons direkt aus der Jahresansicht heraus ändern kann, indem man auf die Schaltfläche tippt, die das Icon anzeigt.

Listenansicht

Mit den Schaltflächen unter "Aus Aufgaben-DB anzeigen:" kann man bestimmen, ob und welche Aufgaben in der Listenansicht angezeigt werden sollen. Da ich in der Listenansicht überhaupt keine Aufgaben sehen möchte, habe ich bei meinem DateBk die Fläche "Keine" aktiviert.

Mit den Schaltflächen "Aus Kalender-DB anzeigen:" wählt man, ob und welche Termine man in der Listenansicht angezeigt haben möchte. Ich will sämtliche Termine ohne Einschränkungen sehen. Deshalb habe ich "Alle" aktiviert.

Mit der Option "Text:" können Termine mit einer bestimmten Zeichenfolge in der Terminbeschreibung, im Ort oder im Notizfeld heraus gefiltert werden. In der Folge 9 "Termine nach Text filtern und als persönliche Ansicht speichern" haben wir dieses Thema behandelt.

Mit der Option "Icon:" können bis zu 4 Icons ausgewählt werden, so dass nur noch Termine, denen eines der ausgewählten Icons zugeordnet ist, angezeigt werden. Diese Möglichkeit haben wir in Folge 8 "Termine nach Icon filtern und als persönliche Ansicht speichern" bereits schon kennen gelernt.

Mit der Datumsauswahl "Kein Enddatum..." kann ein Enddatum ausgewählt werden, nach dem keine Einträge mehr in der Liste angezeigt werden sollen. Wird kein Datum gewählt, werden alle folgenden Einträge angezeigt.

Über die Schriftauswahlliste können je nach verwendetem Gerät verschiedene Schriftgrößen für die Listenansicht gewählt werden.

Mit den Kontrollkästchen hinter "Anzeige:" kann bestimmt werden, ob links neben der Ereignisbeschreibung der Wochentag, die Startzeit und ein eventuell zugeordnetes Icon angezeigt werden soll oder nicht. Ich lasse mir nur noch die Icons zusätzlich anzeigen, damit ich genug Platz für die Terminbeschreibung zur Verfügung habe.

Tagesübersicht (Heute-Bildschirm)

Über die Schaltfläche "Tippen Sie zur Auswahl" gelangt man in ein weiteres Dialogfenster, in dem man definieren kann, welche Elemente in der Tagesübersicht dargestellt werden sollen

Der obere Teil bezieht sich komplett auf die Aufgaben, d.h. ob, wie viele maximal (0, 1, 2, 3, 4, 5, 10, 15) und welche Aufgaben (zeitlose, vorgerückte) angezeigt werden sollen. Im mittleren Teil können bis zu drei Plug-Ins aktiviert werden., z.B.: 2-zeiliges 4cast weather plugin: SnapperMail-Plug-In: Im unteren Teil kann gewählt werden, ob die Mondphasen in der Tagesübersicht angezeigt werden sollen oder nicht.

Mit den "Hinzufügen"-Optionen kann gewählt werden, welche Informationen und Elemente man in der Tagesübersicht einblenden will und welche nicht.

• "Sekunden" zeigt die Uhrzeit mit Sekunden an.
• "Tages #" zeigt die Tagesnummer seit Beginn des Jahres in Klammern an.
• "Wochen#" zeigt die Nummer der Kalenderwoche an.
• "Icons" zeigt den Ereignissen zugeordnete Icons an.
• "Flex." zeigt flexible Ereignisse an.
• "Zeitlose" zeigt Einträge ohne Uhrzeit an.

Die Popup-Liste "Termine" stellt zur Auswahl, viele Tage in der Tagesübersicht maximal angezeigt werden sollen. 1-7 Tage sind möglich.

Mit der Schriftauswahlliste kann die Größe und Fettschrift der Schriftart ausgewählt werden.

Mit den "Farbe:"-Schaltflächen kann das Farbmodell zur Darstellung des Hintergrunds ausgewählt werden.

• "Keine" zeigt keine Hintergrundfarbe an.
• "Wechselnd" stellt die einzelnen Anzeigebereiche für Termine, Aufgaben, Plug-Ins etc. in wechselnder Farben Hintergrundfarben dar.
• "Verlaufend" erzeugt einen gleichmäßigen Farbverlauf.

Die Farben für "Wechselnd" und "Verlaufend" können über die darunter befindlichen Farbschaltflächen angepasst werden.

Keine Hintergrundfarbe	Wechselnd	Verlaufend

Die Option "Linien" zeigt Linien zwischen den Bereichen an oder auch nicht. Die Farbe kann über die Farbschaltfläche ausgewählt werden.

Die Option "Ersetzen" ersetzt die Standardtextfarbe der Ereignisses durch eine neben "Text:" frei wählbare Textfarbe. Daten bestimmt die Farbe der Datumslinien, welche die freien Tage in der Tagesübersicht separieren.

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Mittwoch, 28.03.2007
Folge 17:
Telefonnummer zu einem Namen im Termintext suchen

In Folge 14 "Telefonnummer direkt aus dem Text heraus wählen" habe ich beschrieben, wie man eine Telefonnummer, die im Termintext steht, direkt von DateBk aus automatisch anwählen lassen kann. In Folge 13 "Kontaktmanagement mit Terminvorlagen" zeigte ich, wie man mit Call Tags und einer Adressenverlinkung u.a. die Telefonnummer automatisch in den Termintext einfügen lassen kann. Heute möchte ich dazu noch ergänzen, dass es auch ohne Verlinkung möglich ist, eine Telefonnummer im Adressbuch zu suchen und eintragen zu lassen.

Dieser Tipp stammt von Silvan Werder aus der Schweiz. Herzlichen Dank dafür!

Also, um 14.00 Uhr haben wir einen Termin mit Herrn Bimbelhuber. Es reicht, dass der Name "Bimbelhuber" (oder der Vorname) im Termintext steht:

Nun möchten wir noch die Telefonnummer dazu haben. Dazu stellen wir den Cursor in den Text, am besten hinter den Namen und wählen den Befehl

Menü-Taste + L

oder, wer keinen Treo hat:

Menü - Allg. - Telefonbuch suchen...

Ist der Name eindeutig, wird sofort der Vorname und auch die Telefonnummer eingetragen:

DateBk hat den Vornamen und die Telefonnummer
automatisch gesucht, gefunden und eingetragen.

Ist der Name nicht eindeutig, z.B. bei einem Termin mit Herrn "Becker", dann wird der geteilte Bildschirm mit dem Adressbuch geöffnet, um selbst den gewünschten Kontakt wählen zu können. Mit den Nach-Unten/Nach-Oben-Tasten kann man den Balkencursor bequem bewegen. Hat man die gewünschte Adresse erreicht, genügt das Drücken der Mitteltaste, um die Telefonnummer in den Text einzufügen.

Der Name "Becker" ist nicht eindeutig.

Deshalb wird der geteilte Bildschirm geöffnet, um den Kontakt selbst auszuwählen.

Vorname und Telefonnummer wurden automatisch eingefügt.

Nun kann die Telefonnummer wie in Folge 14 beschrieben, mit der Funktion "Wähle Telefon#" gewählt werden.

Ist das nicht rattenscharf?

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Donnerstag, 12.04.2007
Folge 18:
Aufgaben mit Fälligkeitstermin ab dem aktuellen Tag anzeigen lassen

Gestern, am Mittwoch, trug ich in meinen Terminkalender eine Aufgabe ein, die ich bis spätestens Freitag erledigt haben muss. Deshalb wählte ich in den Aufgaben-Details neben "Fälligkeit:" das Datum "Fr, 13.4.07" aus:

Als ich dann wieder in der DateBk-Tagesansicht landete, war von dieser Aufgabe allerdings weit und breit nichts zu sehen. Nur wenn ich exakt zum Fr., 13.4.07, vorblätterte, also zum Fälligkeitstermin, dann wurde die Aufgabe eingeblendet. Das nützt mir persönlich wenig! Ich möchte anstehende Aufgaben bereits ab dem jeweils aktuellem Heute-Datum sehen. Dazu muss man eine Einstellung in den DateBk-Optionen ändern:

Menü - Opt. - Einstellungen... - Aufgaben

In der Auswahlliste Voraus-Anzeige: die Option + Tage auswählen!

Mit dieser Einstellung sieht man alle zukünftigen Aufgaben sofort in den Terminansichten! Darauf muss man erst mal kommen!

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Dienstag, 17.04.2007
Folge 19:
Mini-Tipps vom DateBk-Papst Fidel

Beim letzten Treffen der PUG Stuttgart am 12.04.07 habe ich von Marcus Kuba alias Fidel, dem Godfather of DateBk oder auch DateBk-Papst genannt, noch ein paar kleine, aber feine Tipps aus den Rippen geleiert. Diese sind vor allem für Anwender interessant, die den Stylus benutzen. Diese hier sind ihm noch eingefallen und ich möchte sie euch nicht vorenthalten:

Von Sonntag auf Montag wechseln und umgekehrt

Man ist in der Tagesansicht auf einem Sonntag. Wie kommt man am schnellsten zum nächsten Montag?

• Indem man in der Wochentagsleiste auf das "S" vom Sonntag tappt.
• Ist man auf dem Montag, dann kommt man zurück zum vorherigen Sonntag, indem man auf das "M" vom Montag tappt.

Tap auf das Termin-Icon

• Kurzer Tap öffnet das Termin-Details-Fenster
  
  
   

• Langer Tap öffnet das Icon-Auswahlfenster
  
  

Tap auf Tagesansicht-Symbol

• Schnell zum heutigen Tag wechseln.
  
  

Tap auf Datumsanzeige

• Tappen & Halten auf die Datumsanzeige wechselt zur Anzeige von Uhrzeit, Wochenzahl und Tageszahl
  
  

Update/Anmerkung von Christian Gärtner alias Jurigagarin, 07.05.2007: 
Zum Tipp mit dem langen und kurzen Tap auf das Icon: Das funzt so auch bei Aufgaben in der integrierten Darstellung. Darüber hinaus gibt es eine ähnliche Funktionalität bei der Prio (1-5): kurzer Tap -> Auswahl der Prio, langer Tap -> Auswahl der Dringlichkeit (A-D).

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Donnerstag, 19.04.2007
Folge 20:
Relatives Datum bei der Listenansicht nutzen

Autor: Daniel Detsch alias Ratte Rizzo

Wie oft war ich im letzten Jahr beim Frisör?
(Als Erweiterung zu Folge 7 "Termine nach Kategorie filtern und als persönliche Ansicht speichern")

Ob diese Frage so besonders wichtig ist oder nicht, sei mal dahin gestellt. Aber man kann sich ja auch ähnliche Fragen stellen.

In der Listen-Ansicht wurde bereits gezeigt, wie man sich seine Frisör-Termine nun alle auf einmal darstellen kann. Wenn man nun das ganze noch automatisch auf die letzten 12 Monate beschränken möchte, dann kann man beim Abspeichern der Liste noch die Option des relativen Datums verwenden:

Einfach bei Datum auf Relatives klicken und dann –12 eintragen, um das Start-Datum der Liste um 12 Monate zurück zu setzen.

Dadurch erhält man nun alle Termine von vor 12 Monaten. Alles, was davor liegt, wird nicht mit angezeigt.

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Donnerstag, 19.04.2007
Folge 21:
Zeitgesteuertes Umschalten von persönlichen Ansichten

Autor: Daniel Detsch alias Ratte Rizzo

Bereits seit Folge 7 ist bekannt, wie man einzelne persönliche Ansichten speichern kann. Hier wird nun gezeigt, wie man zeitgesteuert, also automatisch, zwischen einzelnen Ansichten hin- und herschalten lassen kann. In dem hier behandelten Beispiel gehen wir einfach davon aus, dass wir werktags (Mo-Fr) in der Zeit von 08:00-16:00 Uhr nur dienstliche Termine und Aufgaben haben wollen.

Zunächst einmal erstellt man sich nach Folge 7, 8 oder 9 eine persönliche Ansicht. In diesem Beispiel wird also nur die Kategorie Dienstlich angezeigt. Alle anderen Kategorien sind ausgeblendet.

Wiederhol-Zeitplan

Beim Abspeichern der persönlichen Ansicht klickt man dann zunächst auf Wiederhol-Zeitplan, der den Zeitplan für Wiederholungen einblendet.

Dieser ist schon aus den Terminwiederholungen im Kalender bekannt. Dort kann man dann den Wiederholungsmodus für die neu erstellte Ansicht festlegen. Für das Beispiel wählen wir also Woche und dann die Tage Montag bis Freitag und tappen auf OK.

Wiederhol-Zeit

Danach stellt man die Uhrzeit auf 08:00-16:00 Uhr ein, indem man neben Wiederhol-Zeit: auf Keine Uhrzeit tappt und die Anfangs- und Endzeit auswählt und anschließend auf OK tappt.

Start-Datum

Das Start-Datum ist für dieses Beispiel eher unerheblich, sollte aber nicht in der Zukunft liegen.

Name und Icon

Schließlich noch einen Namen vergeben und evtl. ein Icon.

Danach schaltet DateBK automatisch während der entsprechenden Zeiten auf die Ansicht um. Mit Ablauf der Zeit wird dann wieder in die Standard-Ansicht zurück geschaltet, oder ggf. eine andere gespeicherte Ansicht aufgerufen.

Zu beachten ist allerdings, dass man keine automatisch wechselnden Ansichten erstellt, die sich überlappen! Das wird zwangsläufig schief gehen!

Bezüglich der Alarme ist festzuhalten, dass auch ausgeblendete Kategorien Alarme auslösen: Private Alarme werden also weiterhin ausgeführt. Davor ist man also nicht „sicher“. *

Allerdings werden mit jeder persönlichen Ansicht auch die Einstellungen gespeichert! Das wiederum kann man sich zu Nutze machen, indem man in der dienstlichen Ansicht zum Beispiel keine Alarmtöne ausgibt, sondern lediglich den Vibrationsalarm nutzt.

* Rainer Madsack (Hoshi112) schreibt dazu folgende Anmerkung (18.05.2007):
Das kann man aber abschalten. Einfach in der Standardansicht unter Menü > Opt. > Term.Kategorien... auf das "P" klicken. Dort kann man unter "Alarm-Steuerung wenn... eingeblendet / ausgeblendet" die entsprechende Option auswählen.

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Dienstag, 01.05..2007
Folge 22:
Versenden von Ereignissen via Bluetooth (Workaround)

Autor: Andreas Kostka alias ttreox (nach einem Tipp von Pimlicosoftware)

Kaum zu glauben, aber DateBK6 fehlt die Bluetooth-Funktionalität. Der sehr hilfsbereite Support von Pimlicosoftware konnte auf Nachfrage allerdings mit einer recht brauchbaren Ausweichvariante aufwarten. Das überbrückt die Wartezeit bis zu einem der nächsten Updates, bei dem mit einer BT-Integration gerechnet werden kann. 

Anmerkung Skybert:
Der Workaround nutzt den Umstand, dass der eingebaute Kalender Bluetooth-Funktionalität besitzt. Die nachfolgenden Schritte, beschreiben deshalb, wie man über den "Starte Anw."-Befehl aus DateBk heraus direkt den Standard-Kalender aufruft, mit dessen Hilfe den Termin via BT versendet und anschließend wieder zu DateBk zurück kehrt Dieser Workaround ist für all jene interessant, die die "Starte Anw."-Funktion noch nicht anderweitig belegt haben. Ich persönlich nutze diese Funktion bereits mit DayNotez, so dass ich die beschriebene Möglichkeit leider nicht nutzen kann. Ich muss nach wie vor auf ein DateBk-Update warten, das das Senden von Termine via BT direkt von DateBk aus unterstützt.

Es ist unkompliziert möglich, das in DateBK6 markierte Ereignis ohne neuerliches Suchen mit dem Standardkalender (mit dem Popup-Menü Aufruf Neu/Starte Anw.) zu öffnen 

und nun mit Menu /Ereignis senden die integrierte BT-Funktionalität zu nutzen.

Und so funktioniert es:

In der Tageansicht auf

Menü - Optionen - Anzeigeoptionen...

und dann im Feld

Anw. ErzID.: PDat

eingeben (Groß-/Kleinschreibung beachten).

Nun kann bei markiertem Eintrag dieser durch drücken von

Neu - Starte Anwendung

mit dem Standard-Kalender geöffnet werden und über

Menü - Eintrag - Ereignis senden

per BT ausgetauscht werden. Um zu DateBk wieder zurück zu kehren, drückt man die Kalendertaste.

Anmerkung Skybert:
Über den Befehl "Ereignis senden" ist es natürlich auch möglich, den Termin per E-Mail oder per SMS zu versenden.

Diese Verfahrensweise ist auch für andere Programme nutzbar, welche den Datumseintrag des Ereignisses auslesen können. Siehe DateBK-Hilfe  zum Punkt Anw. ErzID..

Anmerkung Skybert:
DayNotez arbeitet beispielsweise hervorragend mit DateBk zusammen. Die Creator-ID von DayNotez lautet: NDNz.

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Sonntag, 06.05..2007
Folge 23:
Adressen selektieren

Kürzlich benötigte ich eine Liste mit den Namen aller meiner Palmfreunde der PalmUserGroup Stuttgart. Wir wollten ein Mail-Rundschreiben machen, um die neue Lokalität bekannt zu geben. Ich habe zwar eine Kontakte-Kategorie "C Palm", aber da sind natürlich die Adressen aller meiner Palmfreunde enthalten. Gott sei Dank habe ich DateBk. Damit war es überhaupt kein Problem, die Stuttgarter Palmfreunde heraus zu filtern. Um zu wissen, welchen Palmfreund ich bei welcher PUG getroffen habe, hinterlege ich meistens im Feld "Titel" oder im Notizfeld den Namen der PUG, z.B. "PUG Stuttgart". DateBk ist in der Lage, eine Volltextrecherche durchzuführen und alle Adressen aufzulisten, die eine bestimmte vorgegebene Zeichenfolge in beliebigen Kontaktefeldern beinhalten. Meine Stuttgarter Palmfreunde haben als gemeinsame Merkmale zum einen die Kategorie "C Palm" und zum anderen den Texteintrag "PUG Suttgart". Nach diesen beiden Merkmalen selektiert, lassen wir uns nun von DateBk eine Adressenliste zusammen stellen.

Geteilter Bildschirm mit Adressliste einstellen

Durch zweimaliges Drücken der Menütaste (Treo) oder durch Tappen auf den Menüpfeil des geteilten Bildschirms öffnen wir das Menü für den geteilten Bildschirm und wählen

"Adreßbuch"

aus. Wiederholt man diesen Befehl, nimmt die Adressliste das komplette Fenster ein.

Menü des geteilten Bildschirms	Die Adressenliste nimmt den kompletten Bildschirm ein.

Grundeinstellungen für die Adressliste festlegen

Ob in der Liste nur der Name oder auch die Telefonnummer und der Telefontyp angezeigt werden soll, kann man übrigens in den  Einstellungen für den geteilten Bildschirm festlegen:

Menü - Opt. - Einstellungen... - Geteilte Ansicht

Dort kann man die Optionen

"Tel.Bez." und "Telefon #"

je nach Wunsch aktivieren bzw. deaktivieren.

Optionen für das Aussehen der Adressliste.

Nach Kategorie "C Palm" selektieren

Um nur noch Adressen aus der Kategorie "C Palm" anzeigen zu lassen, wählen wir erneut das Menü des geteilten Bildschirms an und tappen auf den Menüpunkt

"Geteilt. Datenbank-Kat...".

Mit der Schaltfläche "Keine" wählen wir zunächst alle Kategorien ab. Dann tappen wir auf die Kategorie "C Palm". Mit "OK" kehren wir zur Adressliste zurück. Diese zeigt uns nun nur noch Adressen aus der Kategorie "C Palm" an.

Nur noch die Kategorie "C Palm" ist aktiv.	Adressenliste der Kategorie "C Palm".

Nach Zeichenfolge "PUG Stuttgart" filtern

Um jetzt die Liste noch weiter zu filtern und nur noch Adressen mit der Zeichenfolge "PUG Stuttgart" anzuzeigen, gehen wir wieder in das Menü des geteilten Bildschirms und wählen

"Suche/Filtere Text".

In das Feld "Suchen:" tippen wir die gewünschte Zeichenfolge ein. In meinem Beispiel "pug stuttgart". Nachdem wir mit "OK" das Dialogfenster verlassen haben, zeigt uns die Adressliste nur noch Adressen unserer Palmfreunde der PUG Stuttgart an. Oben links signalisiert uns ein rotes "F" (Filter), dass wir nicht den kompletten Adressbestand vor uns haben, sondern nur einen Teil mit gefilterten Kontakten.

Filtern nach der Zeichenfolge "pug stuttgart".	Die Liste zeigt nur noch Adressen mit den Palmfreunden von der PUG Sutttgart.

Tappt man auf eine Adresse, bekommt man die Adressdetails des Kontakts angezeigt. Nach erneutem Tapp kehrt man zurück zur Listenansicht. Nun wusste ich, wem wir alles eine Rundmail schreiben mussten.

Ansicht speichern

Wie jede andere Ansicht innerhalb von DateBk kann man auch diese gefilterte Adressenliste als persönliche Ansicht speichern, um sie zukünftig schnell aufrufen zu können. Dazu tappt man in der Ansichtenleiste auf den Diamanten (Raute) , tappt auf "Neu", vergibt einen Namen und bestätigt das Ganze mit "OK".

Ansicht zurück setzen

Um den Textfilter schnell wieder aufzuheben, genügt ein Tapp auf das rote "F". Nun noch wieder alle Kategorien einblenden und das geteilte Fenster schließen und wir sind wieder in der gewohnten Kalenderansicht von DateBk.

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Sonntag, 27.05.2007
Folge 24: Einsatz der Journal-Funktion

Autor: Oliver Behre (obehre, juggernaut)

DateBk6 verfügt auch über eine Journaling Funktion, auf deutsch einfach: eine Art Tagebuch, oder wie es in der deutschen Version von DateBk6 heißt: Logbuch. Mit dieser Funktion kann man eine ganze Menge veranstalten, obwohl sie natürlich weder an die Funktionsvielfalt spezialisierter Programme wie TimeCat (zur Zeitverwaltung), DayNotez (Tagebuch) oder ähnlichen Programmen, noch an die Auswertungsfunktionen solch spezialisierter Programme herankommt. Da sie aber in DateBk6 eh vorhanden ist und man die Einträge vor allem auch als Rohfutter für jedenfalls einige der vorgenannten spezialisierten Programme benutzen kann, sollte man sich mit dieser Funktion vielleicht mal genauer beschäftigen, vielleicht reicht der gebotene Funktionsumfang ja auch schon aus. Im übrigen beschäftigen sich die Spezialprogramme mit Logbuch-Einträgen natürlich immer nur im Hinblick auf ihren jeweiligen Zweck, während im Logbuch buchstäblich alles festgehalten werden kann.

Ein Logbuch-Eintrag ist für DateBk6 zunächst einmal ein täglich nur einmal vorkommender Eintrag (event) ohne Uhrzeit mit einem speziellen Namen (deutsch: „Logbuch“, englisch: „Daily Journal“). In dessen Notizfeld speichert DateBk6 dann aber alles, was dort gespeichert werden soll, und zwar mit der Uhrzeit und ggf. weiteren Informationen, wie z.B. der Tatsache, dass eine Aufgabe abgehakt wurde.

Weil es sich um einen normalen zeitlosen Eintrag („untimed event“) handelt, funktionieren natürlich sämtliche anderen Befehle und Optionen, die sich mit Einträgen befassen, auch mit diesem Logbuch-Eintrag (also z.B. Vorlagen, Alarme, Icons, etc.). Gibt es an einem Tag einen solchen Eintrag noch nicht, wird er von DateBk6 selbst angelegt; alle weiteren Logbuch-Einträge landen dann in diesem einen Eintrag – pro Tag gibt es also nur einen Logbucheintrag. Die Logbuch-Funktion kann automatisch oder von Hand eingesetzt werden.

In der normalen Tagesansicht sieht ein solcher Eintrag* dann so aus: *Natürlich muss die entsprechende Kategorie eingeblendet sein.
In das Notizfeld dieses einen Eintrags werden – halt wie ein Log – beliebige Informationen mit Uhrzeit hineingeschrieben, entweder automatisch (also von DatebBk6 selbst) oder von Hand. Das Notizfeld sieht dann so aus:

Zunächst sollte man sich eine Vorlage für einen solchen Logbucheintrag anlegen, die solche Sachen wie Kategorie, Icon, etc. vorgibt (dazu Folge ...). Die Entscheidung, ob man dem Logbuch eine eigene Kategorie spendiert, ist schwierig und hängt vor allem davon ab, wieviel man damit tatsächlich anfangen will und wieviel Kategorien man noch hat – es erleichtert allerdings später das Verwerten der Logbucheinträge über saved views (dazu Folge ...).

1. Einfachste Verwendung: Erledigung von Aufgaben protokollieren lassen

Wer viele Aufgaben hat, hakt diese normalerweise nach Erledigung ab und löscht die solcherart erledigten Aufgaben dann im PalmDesktop (oder wo auch immer). Zwar stellt der PalmDesktop auch eine Art Log-Funktion bereit („Erledigungsdatum speichern“), diese ist aber zum einen nicht flexibel, zum anderen mit anderen Problemen behaftet. Wer eine Übersicht der Art „Was habe ich am xx.xx. denn so gemacht?“, der geht auf jeden Fall leer aus. Also in DateBk6 selbst wie folgt anlegen lassen:

...den automatischen Eintrag im Logbuch aktivieren Menü „Opt.“ - „Einstellungen“ - „Mehr“ - „Aufgaben“ - „Erledigung im Logbuch speichern“
...und unmittelbar nach der Erledigung der Aufgabe selbige „abhaken“.

2. Eine einfache Stechuhr

Vielleicht nicht unbedingt zur Abrechnung geeignet, aber als Gedächtnisstütze vielleicht ganz hilfreich ist es, das Kommen und Gehen zum/vom Arbeitsplatz täglich festzuhalten. Geht so:

...zwei Aufgaben einrichten:

1. Zur Arbeit gekommen, mit täglicher Wiederholung (!)
2. Nach Hause gegangen, ebenfalls tägliche Wiederholung

...und nun morgens einfach beim Kommen die erste Aufgabe „abhaken“ (sie wird dadurch auf den nächsten Tag neu eingetragen), und abends (oder als Beamter halt nach´m Middach) die zweite Aufgabe „abhaken“. Tappt man auf das Noitzsymbol des Logbuchs sieht man folgendes Ergebnis:

3. Ein einfaches Fahrtenbuch

Genauso wie zuvor lässt sich auch ein einfaches Fahrtenbuch führen.

Damit hat man schon mal die Fahrten von/zur Arbeit täglich samt Kilometerstand erfasst.

Andere Fahrten lassen sich dann natürlich regelmäßig per Hand mit dem Menübefehl

Menü - Eintrag - Neuer Logbucheintrag...

oder dem Button

Neu - Logbucheintr...

auf die gleiche Weise im Logbuch eintragen.

4. Ein Anrufjournal

Möglicherweise gehörst du auch zu denjenigen, die wegen des schönen Befehls „Call/Action“ (deutsch: „Anruf/Aktion“, siehe Folge 13) über den „Neu“-Button wichtige Anrufe ebenfalls als ToDo eintragen. Auch hier führt dann das „Abhaken“ der Anruf-Aufgabe zu einem Logbucheintrag, mittels „Suchen“ kann man sich also eine Liste sämtlicher Anrufe ausgeben lassen.

5. Zeitabrechnung

Genauso wie oben kann man sich natürlich auch eine einfache Zeitabrechnungsbasis im Logbuch zusammenstellen lassen. Den Ideen sind hier keine Grenzen gesetzt:
 

...entweder man führt das „Anfangen“ und das „Beenden“ von Hand, oder ebenfalls mittels Aufgaben und/oder Vorlagen halbautomatisch, und erhält dann dies hier:

Ich sag´s gleich vorab: Das lohnt aber nur bei Leuten, die nur wenige, viel Zeit in Anspruch nehmende Projekte gleichzeitig laufen haben, z.B. Bauleiter. Wer viel und/oder in kurzen Zeitabständen abrechnet, ist mit spezialisierter Software, z.B. TimeLogger, besser dran.

Und was mache ich dann mit den tollen Einträgen, wenn ich sie denn habe?

Nun, anzeigen lassen, danach suchen, was auch immer! Vorteilhaft ist es, sich hierzu einer gespeicherten Ansicht (saved view, siehe Folge 7-9) einzurichten. Wie das geht, hängt zunächst davon ab, ob man sich dazu entscheidet, den Logbuch-Einträgen eine eigene Kategorie zu spendieren (dann einfach Listenansicht, nur Kategorie „Logbuch“ anzeigen lassen, ggf. nach „Text suchen...“ zusätzlich filtern), oder per Vorlage (siehe Folge 10) ein eigenes Icon zuweisen und danach filtern (ggf. nach „Text suchen...“ zusätzlich filtern). Man kann also z.B. obiges Fahrtenbuch mit einer saved view so anzeigen lassen (Listenansicht, Kategorie „Logbuch“, „Text suchen: Fahrtenbuch“) etc. pp.

Nochmal zusammengefasst und vielleicht weiterführend. Folgende Programme, Menübefehle, Optionen etc. haben mit der Logbuch-Funktion zu tun:

• Menü „Eintrag“ -> „Neuer Logbucheintrag ...“: dient zum Erstellen eines neuen Logbucheintrags
• Button „Neu“ -> „Logbucheintr“*: wie Menü
• Menü „Opt.“ -> „Einstellungen“ -> „Mehr“ -> „Aufgaben“ -> „Erledigung im Logbuch speichern“: Trägt das „Abhaken“ einer Aufgabe samt Uhrzeit automatisch im Logbuch ein.
• Das gesondert (hier) erhältliche Windows-Programm Journaler.exe...
• Das gesondert im DayNotez-Paket erhältliche Palm-Programm ImportToDayNotez importiert Logbuch-Einträge von DateBk6 nach DayNotez

Wichtig: Allerdings sollte man, wenn man die Logbuch-Funktion benutzt, nicht die Sprache wechseln, näheres dazu (hier).

*Wenn nicht über „Opt.“ -> „.......“ anderweitig belegt.

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